Cloud ist kein Backup: Warum ihr trotzdem eine zweite Sicherung braucht
Heutzutage ist es völlig normal, in einer cloudgestützten Arbeitsumgebung zu arbeiten – egal ob Microsoft 365, Google Workspace oder Nextcloud. Das ist effizient und im Alltag einfach praktisch: Dateien sind überall verfügbar, Teams können gemeinsam arbeiten, und Übergaben werden deutlich leichter.
Die Cloud ist damit euer Arbeitsort. Und genau das ist der Punkt: In einem Arbeitsort passieren ständig Änderungen.
Wo das Problem entsteht: Cloud-Zusammenarbeit ist dynamisch und oft unübersichtlich
Cloud-Zusammenarbeit ist praktisch – und vor Allem dynamisch. Dateien werden gleichzeitig bearbeitet, kommentiert, verschoben und geteilt. Dabei passieren manchmal ganz banale Dinge:
- Eine Änderung wird zu spät bemerkt
- Eine Vorlage wird aus Versehen überschrieben
- Ein Ordner wird umbenannt oder gelöscht
- Erst Tage oder Monate später fällt auf, dass etwas fehlt
Für solche Fälle ist ein Backup da. Nicht als Misstrauen – sondern als verlässliche Absicherung.
Warum Cloud-Versionierung nicht immer reicht
Die meisten Cloud-Dienste bringen bereits Papierkorb und Versionierung mit – und das ist hilfreich.
Aber: Die cloud-eigene Versionierung reicht nicht immer aus. Zum Beispiel, wenn …
- Aufbewahrungsfristen ablaufen
- Papierkorb/Versionen geleert werden (bewusst oder automatisch)
- Änderungen „mit aufgeräumt" wurden
- jemand mit hohen Berechtigungen Dinge löscht – versehentlich oder mutwillig
- ihr den Fehler erst spät bemerkt
Dann wird Wiederherstellen schnell unsicher – oder gar nicht mehr möglich.
Lokales Backup der Cloud: wie eine Versicherung fürs ruhige Gewissen
Ein lokales Backup eurer Cloud-Daten ist im Kern keine technische Spielerei. Es ist eher wie eine Versicherung: Man hofft, sie nie zu brauchen – aber man ist sehr froh, wenn sie da ist.
Ein lokales Backup eurer Arbeitscloud setzt genau da an, wo im Alltag die Unsicherheit entsteht. Es gibt euch das beruhigende Gefühl: „Wenn heute etwas schiefgeht, müssen wir nicht raten, suchen oder hoffen – wir können sauber zurück."
Und zwar nicht nur „irgendwie", sondern gezielt:
Egal, was in eurer Datenablage passiert: Mit einem guten Backup könnt ihr Dateien oder ganze Ordnerstrukturen auf einen konkreten Zeitpunkt zurücksetzen – also genau auf den Stand, bevor etwas überschrieben, gelöscht oder umorganisiert wurde.
Typische Fälle aus dem Alltag (in denen Backups plötzlich Gold wert sind)
- Jemand löscht etwas aus Versehen (oder „räumt auf")
- Eine Vorlage wird überschrieben und der Fehler fällt erst später auf
- Ein Sync-Konflikt macht aus Ordnung ein Durcheinander
- Ein Zugriff wird deaktiviert und plötzlich fehlen Verknüpfungen
- Malware/Ransomware verschlüsselt Dateien oder macht sie unbrauchbar
- Der Cloud-Anbieter hat eine längere Störung oder es gibt Probleme mit dem Konto/Vertrag
- Zugänge werden versehentlich oder bewusst gesperrt (z.B. falsche Sicherheitsregel, deaktivierter Account, Streitfall)
Das sind keine Ausnahmefälle. Das sind genau die Situationen, für die ein Backup gedacht ist.
So funktioniert ein NAS-Backup (z.B. mit Synology)
In vielen Organisationen sind NAS-Systeme eine sinnvolle Lösung, die in gesicherten Räumen vor Ort laufen – also in der Organisation, unter eurer Kontrolle.
Häufig kommt dabei eine Synology NAS mit Active Backup zum Einsatz. Damit werden Cloud-Systeme automatisiert in kurzen Intervallen gesichert, und Änderungen werden laufend mitgeschrieben.
Was ihr davon habt:
- Es entsteht ein Zeitstrahl (Wiederherstellungspunkte)
- Ihr könnt gezielt auf den gewünschten Stichtag zurück
- Je nach Setup lassen sich nicht nur Dateien/Ordner wiederherstellen, sondern auch Dokumente, E-Mails, Kontakte und weitere Datenbereiche
Der angenehme Teil:
- In der Regel keine zusätzlichen Lizenz-Folgekosten pro Nutzer
- Überschaubarer Wartungsaufwand, weil das System leise im Hintergrund läuft
- Eure Daten bleiben zusätzlich verschlüsselt und sicher in euren eigenen Räumen
Der schnelle Backup-Check für eure Organisation
Wenn ihr nur eine Frage mitnehmt, dann diese:
Wenn heute ein wichtiger Ordner weg ist – wie sicher und wie schnell und verlässlich könnt ihr ihn zurückholen?
Wenn die Antwort eher „müsste gehen" ist, ist das kein Vorwurf. Nur ein Signal: Hier gibt es einen Hebel, der später sehr viel Zeit und Nerven sparen kann.
FAQ: Cloud Backup
Brauchen wir ein Backup, wenn wir Microsoft 365/Google Workspace nutzen?
Oft ja. Cloud-Dienste sind Arbeitsplattformen – ein Backup ist eure Wiederherstellungsstrategie, unabhängig von Aufbewahrung, Papierkorb oder Berechtigungen.
Ist ein lokales NAS-Backup sicher?
Ja – wenn es richtig umgesetzt ist: gesicherter Standort, Verschlüsselung, klare Zugriffe, regelmäßige Prüfroutinen und saubere Backup-Policy.
Müssen Backups kompliziert sein?
Nein. Gute Backups sind im Alltag unsichtbar und im Ernstfall zuverlässig.
Haben wir eine Pflicht zur GoBD-konformen bzw. revisionssicheren Archivierung?
Je nach Organisation können gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen – etwa für steuerrelevante Unterlagen. Hier kann unsere genannte Lösung ebenfalls einen wichtigen Baustein liefern: Mit revisionssicherer Archivierung direkt vor Ort habt ihr eure Daten nicht nur gesichert, sondern auch langfristig nachvollziehbar und unveränderbar abgelegt.
Fazit
Cloud ist sinnvoll. Für Zusammenarbeit ist sie oft unverzichtbar.
Aber: Cloud ersetzt kein Backup.
Ein lokales Cloud-Backup ist keine „Extra-Paranoia", sondern eine pragmatische Rückfallebene – und oft genau das, was am Ende für Ruhe sorgt: weniger Improvisation, bessere Übergaben, weniger Sucharbeit.
