Die perfekte Kandidatin ist gefunden, die Verträge unterschrieben und der erste Arbeitstag steht fest. Egal ob dazwischen nur wenige Tage oder mehrere Wochen liegen – für viele Organisationen bedeutet diese Phase des Onboardings vor allem eines: Stress.
Plötzlich tauchen immer wieder dieselben Fragen auf:
- Welche Hardware wird benötigt?
- Kommt diese noch rechtzeitig bei uns an?
- Welche Accounts müssen erstellt werden?
- Müssen Lizenzen gebucht werden?
- Welche Software muss vorab installiert sein?
Und all das idealerweise rechtzeitig und vollständig.
Jeder der sich selbst schon einmal in Situation wieder finden musste, sich um komplette Einrichtung der eigenen Hardware oder des Arbeitsplatzes selbst kümmern zu müssen wird bestätigen können, wie ernüchternd dieser Start sein kann. Ein gut vorbereitetes Onboarding zeigt Wertschätzung und motiviert das neue Mitglied im Team für das was kommt.
Wie das Onboarding zum Erfolg wird
Damit das IT-Onboarding zum Erfolg wird, sind zwei Faktoren Essenziell: Zuständigkeiten und Standardisierung. Es kann sinnvoll sein sich zu Beginn erst einmal einen Überblick über den aktuellen Zustand in der Organisation zu verschaffen:
- Welche Software und Dienste werden von allen Mitarbeitenden verwendet?
- Benötigen bestimmte Abteilungen oder Positionen spezielle Software?
- Welche Hardware ist bereits im Einsatz und von welchen Händlern können wir diese beziehen.
- Welche Sicherheitsvorkehrungen sind bereits in der Organisation getroffen.
- Welche Freigaben zu Dateien, Postfächern und weiteren Ressourcen werden benötigt.
Mit dem Ergebnis dieser IST-Analyse lässt sich eine Checkliste für ein standardisiertes IT-Onboariding erstellen klare Verantwortlichkeiten für die Umsetzung im Team bestimmen. Wichtig dabei ist allerdings die getroffenen Rahmenbedingungen für eurer Onboarding nicht zu eng zu sehen, denn nicht jede neue Position ist vergleichbar mit anderen Positionen in eurer Organisation und erfordern eine Abstimmung auf die eigenen Bedürfnisse - hier empfielt es sich eng in die Abstimmung mit den Kolleg:innen im gleichen Feld zu gehen o
IT-Onboarding ohne Stress: Wie neue Mitarbeitende richtig starten
Die perfekte Kandidatin ist gefunden, die Verträge sind unterschrieben und der erste Arbeitstag steht fest.
Egal ob dazwischen nur wenige Tage oder mehrere Wochen liegen – für viele Organisationen bedeutet diese Phase des Onboardings vor allem eines: Stress.
Plötzlich tauchen immer wieder dieselben Fragen auf:
- Welche Hardware wird benötigt?
- Welche Accounts müssen erstellt werden?
- Müssen Lizenzen gebucht werden?
- Welche Software muss vorab installiert sein?
Und all das idealerweise rechtzeitig und vollständig.
Wer sich selbst schon einmal in der Situation wiedergefunden hat, sich am ersten Arbeitstag um die komplette Einrichtung von Hardware, Software oder Zugängen kümmern zu müssen, wird bestätigen können, wie ernüchternd dieser Start ist. Statt sich auf neue Aufgaben, das Team und die eigene Rolle zu konzentrieren, geht wertvolle Zeit für Improvisation verloren.
Ein gut vorbereitetes IT-Onboarding hingegen zeigt Wertschätzung und schafft Motivation für das, was kommt.
IT-Onboarding ist kein Nebenthema
Ein funktionierendes IT-Onboarding ist kein Nice-to-have.
Es ist die Grundlage dafür, dass neue Mitarbeitende vom ersten Tag an produktiv arbeiten können – und ein klares Signal dafür, wie strukturiert eine Organisation arbeitet.
Gerade die ersten Tage prägen den Eindruck nachhaltig:
- Laufen Prozesse reibungslos?
- Sind Zuständigkeiten klar?
- Funktionieren die Werkzeuge, mit denen gearbeitet werden soll?
Ein gutes IT-Onboarding beantwortet diese Fragen, bevor sie gestellt werden müssen.
Wie IT-Onboarding zum Erfolg wird
Damit IT-Onboarding kein Stressfaktor, sondern ein verlässlicher Prozess wird, sind zwei Dinge entscheidend: klare Zuständigkeiten und sinnvolle Standardisierung.
Am Anfang steht dabei immer eine ehrliche Bestandsaufnahme.
Hilfreich ist es, sich folgende Fragen zu stellen:
- Welche Software und Dienste werden von allen Mitarbeitenden genutzt?
- Gibt es rollen- oder abteilungsspezifische Tools?
- Welche Hardware ist aktuell im Einsatz und über welche Anbieter wird sie bezogen?
- Welche Sicherheitsmaßnahmen sind bereits etabliert?
Diese IST-Analyse schafft Transparenz und bildet die Grundlage für alle weiteren Entscheidungen.
Standards schaffen, ohne unflexibel zu werden
Auf Basis dieser Erkenntnisse lassen sich klare IT-Onboarding Standards definieren.
Standardisierung bedeutet dabei nicht Gleichmacherei, sondern Verlässlichkeit.
In der Praxis hat sich ein zweistufiger Ansatz bewährt:
- Ein gemeinsames Basis-Setup für alle Mitarbeitenden (Grundhardware, zentrale Accounts, Sicherheitsrichtlinien, Standardsoftware)
- Rollen- oder teambezogene Ergänzungen (fachspezifische Tools, zusätzliche Berechtigungen, Spezialhardware wie leistungsstärkere Laptops)
So entsteht eine stabile Grundlage, die konsistent bleibt und sich dennoch sinnvoll anpassen lässt.
Zuständigkeiten klar regeln
Mindestens genauso wichtig wie Standards ist die Frage nach der Verantwortung.
Unklare Zuständigkeiten gehören zu den häufigsten Ursachen für Verzögerungen im Onboarding.
Deshalb sollte eindeutig geregelt sein:
- Wer stößt den IT-Onboarding-Prozess an?
- Wer ist für die Beschaffung und Vorbereitung der Hardware verantwortlich?
- Wer legt Accounts und Berechtigungen an?
- Wer prüft, ob alles vollständig eingerichtet ist?
Ein klar definierter Prozess entlastet alle Beteiligten und reduziert Abstimmungsaufwand.
Sicherheit von Anfang an mitdenken
IT-Onboarding ist immer auch Security-Onboarding.
Sicherheitsmaßnahmen dürfen kein nachgelagerter Schritt sein, sondern müssen von Beginn an greifen.
Dazu gehören unter anderem:
- Zentrale Benutzer- und Rechteverwaltung
- Klare Passwortrichtlinien und Multi-Faktor-Authentifizierung
- Verschlüsselte Endgeräte
- Verbindliche Regeln für den Umgang mit Unternehmensdaten
- Eine verständliche IT-Sicherheitsunterweisung mit dem neuen Mitarbeitenden
So wird Sicherheit zur Selbstverständlichkeit – nicht zur zusätzlichen Hürde.
Dokumentation als Teil des Onboardings
Ein oft unterschätzter Erfolgsfaktor ist gute Dokumentation.
Neue Mitarbeitende sollten nicht darauf angewiesen sein, Informationen mühsam zusammenzusuchen oder ständig nachzufragen.
Klar beantwortet sein sollten unter anderem:
- Welche Tools werden wofür genutzt?
- Wo finde ich aktuelle Anleitungen und Zugänge?
- An wen kann ich mich bei Fragen oder Problemen wenden?
Das stärkt die Selbstständigkeit von Anfang an und reduziert Support-Aufwand.
Fazit: IT-Onboarding ist gelebte Wertschätzung
Ein guter Start ist kein Zufall.
Er ist das Ergebnis klarer Entscheidungen, sauberer Prozesse und einer Organisation, die sich bewusst auf neue Mitarbeitende vorbereitet.
Ein durchdachtes IT-Onboarding zeigt Wertschätzung durch gute Organisation und erleichtert den Einstieg in das Team und Organisation.
Wenn Hardware bereitsteht, Zugänge funktionieren und Strukturen klar sind, signalisiert das:
Wir haben uns vorbereitet. Du bist eingeplant. Deine Zeit ist wichtig. Du wirst Wertgeschätzt.
So wird IT-Onboarding vom organisatorischen Pflichtprogramm zu einem echten Qualitätsmerkmal und zur Grundlage für vertrauensvolle Zusammenarbeit von Anfang an.
