Externer IT-Kopf, ohne fest angestellten CIO
Viele Vereine und Stiftungen brauchen keine eigene IT-Leitung – aber sehr wohl jemanden, der bei größeren Entscheidungen, Tool-Wahlen oder Projekt-Anbahnungen unabhängig mitdenkt. Genau dafür gibt es laufende IT-Beratung: ihr habt einen festen Ansprechpartner, der eure Organisation, eure Tools und eure Ziele kennt – und im Bedarfsfall in Stunden statt Tagen verfügbar ist.
Typische Beratungs-Anlässe
- Eine neue Software soll angeschafft werden – Make-or-Buy, Anbieter-Vergleich, Verhandlung
- Ein Förderer fordert IT-Nachweise und ihr braucht eine fundierte Einschätzung
- Ein IT-Projekt startet (Cloud-Migration, neue Webseite, ERP-Wechsel) und ihr wollt es richtig anlegen
- Quartalsweise gemeinsam auf eure IT-Roadmap schauen und justieren
- Bei IT-Krisen einen erfahrenen externen Kopf an der Seite haben
- Strategische Fragen vor Vorstand oder Geschäftsführung sauber vorbereiten
Eure Vorteile
Erfahrener Sparringspartner
Unabhängige zweite Meinung bei Entscheidungen – jemand, der euch und eure IT-Landschaft kennt und nicht bei null anfängt, wenn ihr fragt.
Schnell verfügbar
Reaktion in Stunden statt Tagen, wenn ihr eine Einschätzung braucht. Optional zusätzlich feste Termine – monatlich oder quartalsweise – zur strategischen Abstimmung.
Fokus auf eurem Mehrwert
Wir empfehlen die Software und Systeme, die wirklich zu eurer Organisation passen – zu euren Zielen, eurem Budget und eurer Größe. Kein Hype-Tool, kein One-fits-all, sondern eine ehrliche Einschätzung.
Maximal flexibel
Mal viel Bedarf in einer Projekt-Phase, mal kaum etwas im Alltag? Wir rechnen nach tatsächlich geleisteter Zeit ab – ihr zahlt nur, was ihr wirklich braucht. Keine fixen Pauschalen, keine ungenutzten Stunden.
Das ist enthalten
- →Fester Ansprechpartner mit Kenntnis eurer IT-Landschaft und Organisation
- →Branchenwissen und Best Practices aus vielen Non-Profit-Projekten – ihr profitiert von erprobten Lösungen statt Trial-and-Error
- →Regelmäßige Strategie-Meetings nach Bedarf (monatlich, quartalsweise oder anlassbezogen) für Roadmap-Justierung und Themen-Sammlung
- →Bedarfs-Sparring per E-Mail, Telefon oder Video – Reaktion in Stunden
- →Begleitung bei einzelnen IT-Projekten (Software-Auswahl, Migration, Audits)
- →Vorbereitung und Begleitung von Vorstand- oder Geschäftsführungs-Sitzungen mit IT-Themen
- →Zugang zu unserem Netzwerk: Hardware-Distributoren, Förderprogramme, Spezialdienstleister
Dein Weg zur strategischen IT-Begleitung
Unverbindliches Erstgespräch
Wir treffen uns kurz – telefonisch oder digital, 30 Minuten und kostenlos. Ihr erzählt uns, was bei euch ansteht: konkrete Projekte, strategische Fragen, anstehende Entscheidungen. Wir klären, ob eine laufende Begleitung wirklich sinnvoll ist oder ob ein einmaliges Assessment ausreicht.
Onboarding & Standortbestimmung
Damit wir wirksam beraten können, brauchen wir ein Grundverständnis eurer IT-Landschaft. Falls ihr noch keine IT-Analyse gemacht habt, starten wir mit einem kompakten Onboarding (4–6 Stunden). Falls die Basis schon da ist, übernehmen wir die bestehende Dokumentation.
Laufende Begleitung
Ab jetzt sind wir euer externer IT-Kopf: ihr meldet euch bei Bedarf, wir reagieren in Stunden. Bei Bedarf treffen wir uns regelmäßig zum Strategie-Review – Themen sammeln, priorisieren, gemeinsam entscheiden, was als Nächstes kommt.
Projektbegleitung bei Bedarf
Wenn ein größeres IT-Projekt ansteht (z.B. Cloud-Migration, ERP-Auswahl, Audit), übernehmen wir bei Bedarf die fachliche Steuerung – als externe Stütze für eure Geschäftsführung, ohne dass ihr selbst Projektleitung machen müsst.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen IT-Analyse und laufender IT-Beratung?
Die IT-Analyse ist ein einmaliges Projekt: Bestandsaufnahme, Strategieworkshop, Roadmap, Festpreis. Sie liefert die Grundlage. Die laufende IT-Beratung setzt darauf auf: ihr habt einen festen Ansprechpartner für Folge-Entscheidungen, Projektbegleitung und strategisches Sparring – nach tatsächlichem Aufwand abgerechnet, ohne fixe Verträge. Viele Kund:innen starten mit der Analyse und holen sich danach laufende Beratung dazu, wenn sie sie brauchen.
Wie wird die laufende Beratung abgerechnet?
Wir rechnen nach tatsächlich erbrachter Zeit ab – pro Stunde, monatlich gesammelt. Ihr zahlt nur, was wirklich an Beratung anfällt: in einer Projekt-Phase mehr, im ruhigen Alltag oft gar nichts. Keine Pauschalen, keine ungenutzten Stunden. Bei umfangreicheren Projekten können wir vorab eine Aufwandsschätzung machen, damit ihr Planungssicherheit habt.
Müssen wir uns langfristig binden?
Nein. Es gibt keinen Vertrag mit Mindestlaufzeit oder Mindestabnahme. Ihr meldet euch, wenn ihr Beratung braucht – wir rechnen die geleistete Zeit ab. Wenn ihr ein halbes Jahr nichts braucht, zahlt ihr auch nichts. Wir wollen euch nicht in Verträge zwingen, die ihr nicht braucht.
Wie schnell reagiert ihr bei akuten Fragen?
Bei einfachen Fragen per E-Mail meist innerhalb weniger Stunden, spätestens am nächsten Werktag. Bei akuten Themen oder wenn etwas brennt, sind wir telefonisch erreichbar. Wenn ihr garantierte Reaktionszeiten braucht, halten wir das schriftlich in einer kleinen Beratungs-Vereinbarung fest – damit ihr wisst, worauf ihr euch verlassen könnt.
Was kostet laufende IT-Beratung?
Wir rechnen nach tatsächlich geleisteter Zeit ab. Was am Ende anfällt, ist sehr unterschiedlich: kleine Vereine kommen oft mit 1–2 Stunden im Quartal aus, andere brauchen in heißen Projektphasen mehrere Stunden pro Woche. Den konkreten Stundensatz besprechen wir transparent im kostenlosen Erstgespräch – passend zu eurer Organisationsgröße und eurem Bedarf. Bei größeren Themen oder Projekten machen wir vorab eine Aufwandsschätzung, damit ihr Planungssicherheit habt.
