Vom veralteten Telefonkasten zur modernen VoIP-Lösung
Die alte Telefonanlage ist Jahrzehnte alt, teuer und keiner weiß mehr, wie man sie bedient. Im Homeoffice können Mitarbeiter nicht telefonieren. Moderne VoIP-Telefonie bietet deutlich mehr Flexibilität - und ist günstiger. Wir helfen beim Umstieg auf eine Lösung, die zu euch passt.
Die Telefonie-Probleme
- Die alte Telefonanlage im Keller ist am Ende – Ersatzteile und Wartung gibt es nicht mehr
- Im Homeoffice: Keine Erreichbarkeit über die Vereins-Nummer möglich
- Feste Leitungen sind teuer und unbewegbar - wenn das Büro umzieht ist alles futsch
- "Sie haben 5 ungehörte Voicemail-Nachrichten" - Voicemail ist per Hand abzuhören
- Konferenzen mit externen Partnern sind kompliziert - wer ruft wen an?
- Rufumleitungen, Routing und Warteschleifen lassen sich gar nicht oder nur über teure Provider-Setups konfigurieren
Eure Vorteile
Telefonie von überall
Im Büro, Homeoffice oder unterwegs – über die Vereins-Nummer erreichbar, mit Headset am Computer oder Smartphone-App.
Deutlich günstiger
Keine teure Telefonanlage im Keller, niedrige Gesprächskosten, günstige Hardware oder ganz ohne. Spart oft mehrere hundert Euro pro Monat.
Moderne Funktionen
Anrufweiterleitung, Voicemail-to-Email, Konferenzschaltungen, Warteschlange für die Zentrale – alles ohne zusätzliche Lizenzkosten.
Sanfter Umstieg
Wir migrieren eure bestehenden Rufnummern (Portierung), schulen euer Team und sorgen dafür, dass am Tag X niemand erreichbarkeitstechnisch ins Loch fällt.
Das ist enthalten
- →Beratung zur passenden Lösung (Microsoft Teams Phone, 3CX, Easybell, Placetel u. a.)
- →Migration von alter Telefonanlage
- →Rufnummernmitnahme
- →Einrichtung und Konfiguration – inklusive Routing, Warteschleifen und Weiterleitungen
- →Schulung für Mitarbeitende
- →Support und Wartung
Dein Weg zur funktionierenden Telefonanlage
Bedarfsanalyse
Wir klären, was ihr braucht: Anzahl der Anschlüsse, Nebenstellen pro Person, Cloud oder On-Premise, Features (Warteschlangen, IVR, Voicemail-to-Mail, Mobile Apps), Integration in Microsoft Teams oder Google Meet. Wir prüfen auch, ob euer aktueller Anbieter den Anschluss überhaupt portieren kann.
Auswahl & Migrations-Planung
Wir empfehlen die passende Lösung – Microsoft Teams Phone, sipgate, 3CX, Placetel oder eine On-Premise-Anlage – je nach Anforderung und Budget. Falls bestehende Rufnummern übernommen werden sollen, planen wir die Portierung mit dem alten Anbieter (Vorlauf typischerweise 4–6 Wochen).
Einrichtung
Konfiguration der Anlage, Bestellung der Hardware (Tischtelefone, Headsets), Test der Routing-Regeln. Vor dem Go-Live führen wir ausführliche Testanrufe über die neue Anlage, um Sprachqualität und Erreichbarkeit zu validieren.
Go-Live & Betrieb
Umschaltung auf den neuen Anbieter, parallel Schulung eurer Mitarbeitenden zu den wichtigsten Features (Warteschlangen, Anrufweiterleitung, Voicemail). Bei laufender Betreuung kümmern wir uns um Provider-Änderungen, neue Nebenstellen für neue Mitarbeitende und Eskalationen bei Qualitäts-Beschwerden.
Häufige Fragen
Welche Lösung passt zu uns: Microsoft Teams Phone, 3CX, Easybell oder Placetel?
Das hängt von eurer bestehenden IT-Landschaft, Größe und euren Anforderungen ab. Microsoft Teams Phone ist ideal, wenn ihr ohnehin in M365 lebt – Telefonie wird Teil eures Teams-Clients, ein Tool weniger. 3CX lohnt sich, wenn ihr feinere Kontrolle, Self-Hosting oder besondere IVR-Features braucht. Easybell und Placetel sind klassische deutsche SIP-Anbieter mit guter Preis-Leistung – ideal für Organisationen, die nur den Anschluss brauchen und keine komplette PBX. Wir prüfen mit euch im Erstgespräch, was passt – und was nicht.
Können wir unsere Rufnummern behalten?
Ja, Rufnummern können in der Regel problemlos mitgenommen werden (Portierung). Wir planen die Portierung mit eurem alten Anbieter, terminieren den Umschaltzeitpunkt und sorgen dafür, dass es im Übergang keine Erreichbarkeitslücke gibt. Vorlauf beim Telekom-Anschluss typischerweise 4–6 Wochen, bei Mitbewerbern oft schneller. Mehrere Hundert Nebenstellen sind genauso portierbar wie eine einzelne Hauptnummer.
Brauchen wir spezielle Telefone?
Nicht unbedingt. VoIP funktioniert problemlos mit USB- oder Bluetooth-Headsets am Computer und mit Smartphone-Apps für unterwegs. Klassische Tischtelefone (Yealink, Snom, Fanvil, UniFi) sind weiterhin möglich – wir empfehlen sie vor allem für stationäre Arbeitsplätze mit hohem Telefon-Anteil. Für viele Vereine ist eine Mischung sinnvoll: Tischtelefone an der Zentrale, Software-Clients oder Headsets für den Rest.
Können Mitarbeitende auch im Homeoffice telefonieren?
Ja, das ist gerade einer der Hauptvorteile moderner Telefonie. Über Software-Client oder Smartphone-App seid ihr unter der Vereins-Nummer erreichbar, egal wo ihr sitzt. Eingehende Anrufe können regelbasiert verteilt werden (z. B. tagsüber an alle, abends auf eine Bereitschaft, am Wochenende auf Voicemail). Datenschutz: Anrufe laufen verschlüsselt, Verbindungsdaten bleiben in Deutschland bzw. EU.
Können wir Warteschleifen und IVR (Sprachmenüs) selbst konfigurieren?
Bei modernen Cloud-PBX-Lösungen wie Microsoft Teams Phone, 3CX oder Placetel: ja. Routing-Regeln, Warteschleifen, Sprachansagen und Bereitschaftsplanung lassen sich über eine Web-Oberfläche selbst pflegen, ohne dass der Provider mit eingebunden werden muss. Wir richten die Grundstruktur ein und schulen eure Verantwortlichen, sodass typische Anpassungen (neue Mitarbeitende, geänderte Geschäftszeiten, Urlaubsumleitungen) intern erledigt werden können.
Wie sicher ist VoIP – können Anrufe abgehört werden?
Moderne VoIP-Telefonie nutzt Transport-Verschlüsselung (SRTP für die Sprache, TLS für die Signalisierung). Ohne Zugriff auf die TLS-Schlüssel kann der Verkehr von außen nicht mitgehört werden. Auf eurer Seite achten wir auf sichere SIP-Account-Passwörter, Geo-/IP-Beschränkungen am Server und MFA für die Verwaltung. Bei besonders sensiblen Branchen (z. B. Beratungsangebote für Betroffene) prüfen wir zusätzlich Ende-zu-Ende-Verschlüsselung über spezialisierte Anbieter.
Was passiert, wenn das Internet ausfällt?
Bei reiner Cloud-Telefonie ohne Internet keine Telefonie – das stimmt. Drei Möglichkeiten, das abzufangen: Erstens automatische Rufumleitung auf Mobilfunknummern bei erkanntem Ausfall (richten wir im PBX-Setup ein). Zweitens ein Backup-Internetanschluss oder LTE-/5G-Failover am Router. Drittens hybride Setups, bei denen die Anlage auch ohne aktive Internet-Verbindung intern weitertelefonieren kann. Wir besprechen die passende Lösung je nach Kritikalität eurer Erreichbarkeit.
Wie lange dauert die Umstellung?
Von der Entscheidung bis zur produktiven Nutzung typischerweise 4–8 Wochen, im Wesentlichen durch die Portierungs-Fristen der bestehenden Anbieter. In dieser Zeit richten wir die neue Anlage parallel ein, testen Routing und Sprachqualität ausführlich, schulen euer Team und planen das Umschaltfenster. Am Tag der Portierung selbst ist die Erreichbarkeitslücke meist nur wenige Minuten lang – und liegt typischerweise außerhalb der Geschäftszeiten.
Was kostet eine Cloud-Telefonanlage?
Drei Kostenblöcke: Anschluss-/Lizenzkosten pro Nebenstelle (meist 3–15 Euro pro Monat je nach Anbieter und Featureumfang), unsere Einrichtungspauschale (abhängig von Anzahl Nebenstellen, Komplexität von Routing und Anbindung an bestehende Systeme wie CRM) sowie ggf. Endgeräte (Headsets, Tischtelefone). Bei laufender Betreuung kommt eine monatliche Pauschale für Support und Anpassungen dazu. Konkrete Konditionen besprechen wir im Erstgespräch.
