Software-Lizenzen für Non-Profits: Rabatte richtig nutzen
Software-Lizenzen sind ein gern vergessener Kostenblock – bis ein Anbieter prüft, bis eine Lizenz ausläuft oder bis ihr für Tools zahlt, die niemand mehr nutzt. Wir bringen Übersicht in eure Lizenzlandschaft, kümmern uns um Verlängerungen, prüfen Charity- und Non-Profit-Konditionen und sorgen für eine saubere Compliance-Dokumentation.
Kostenkontrolle für Software-Lizenzen statt Lizenz-Chaos
Wie viele Microsoft-Office-Lizenzen haben wir gekauft? Läuft die Adobe-Creative-Suite nächsten Monat aus? Zahlen wir für Software, die niemand nutzt? Die meisten Vereine haben keinen Überblick über ihre Softwarelizenzen - und zahlen deshalb zu viel oder arbeiten lizenzverletzend. Wir bringen Ordnung rein.
Die Lizenz-Chaos-Geschichten
- Gekaufte Adobe-Lizenz wird von 2 Personen genutzt, weil keiner Bescheid weiß
- Microsoft-Office-Lizenzen laufen ab und werden dann nicht erneuert
- Eine teure Software-Lizenz wird bezahlt, wurde aber nur einmal ausprobiert
- Freizügige Nutzung von Microsoft Teams auf 30 Geräten - aber nur 5 Lizenzen gekauft
- Bei Audits: Keine Dokumentation der Lizenzen, Compliance-Problem
- Non-Profit-Rabatte werden nicht genutzt - 75% Rabatt für Vereine ist unbekannt
- Alte Lizenzen sind an ehemalige Server/Mitarbeiter gebunden und können nicht übertragen werden
Eure Vorteile
Voller Überblick
Eine zentrale Liste aller Software, Verträge und Lizenzen – mit Laufzeiten, Kosten und Nutzung. Auf Wunsch mit Zuordnung zu Kostenstellen oder Projekten für transparente Verrechnung.
Spürbar Kosten sparen
Ungenutzte Lizenzen kündigen, doppelt gebuchte Tools konsolidieren, Non-Profit-Rabatte (oft 75 %) beantragen – Einsparungen oft im vierstelligen Bereich pro Jahr.
Lizenzkonform
Keine bösen Überraschungen bei Audits durch Microsoft, Adobe & Co. – ihr habt jederzeit den Nachweis, was ihr nutzt und was ihr lizensiert habt.
Non-Profit-Programme nutzen
Wir richten euch Stifter-helfen, TechSoup, Microsoft Charity und Google for Nonprofits ein – kostenlose oder stark vergünstigte Software, die viele gar nicht kennen.
Das ist enthalten
- →Inventarisierung aller Software
- →Lizenzdokumentation
- →Optimierungsempfehlungen
- →Tarif-Beratung – inklusive höherwertiger Pakete bei Compliance-Anforderungen (EU-Datenresidenz, SSO, Audit-Logs)
- →Unterstützung bei Lizenz-Audits
- →Beratung zu Non-Profit-Lizenzen
Dein Weg zu sauberer Lizenzverwaltung
Bestandsaufnahme
Wir erfassen alle eingesetzte Software und ihre Lizenzen: SaaS-Abos (M365, Workspace, Adobe, Asana etc.), klassische Software-Lizenzen, Plugin-Lizenzen und vergessene Test-Accounts. Häufig finden wir dabei schon Lizenzen, die niemand mehr nutzt, aber laufend bezahlt werden.
Analyse, Tool- und Tarif-Beratung
Wir prüfen jede Lizenz strukturiert: Wer nutzt das Tool wirklich, gibt es passendere Lösungen für eure Anforderungen, ist der Tarif richtig gewählt? Wir beraten zu Charity-Konditionen – aber auch zu höherwertigen Paketen, wenn Compliance-Anforderungen (EU-Datenresidenz, SSO, Audit-Logs) das verlangen. Ergebnis: eine Empfehlungs-Liste mit Prioritäten – nicht nur Einsparungen, sondern bessere Passung.
Umstellung & Charity-Lizenzen
Wir kümmern uns um die operative Umsetzung: Charity-Lizenzen beantragen (Verifizierung über Stifter-helfen oder TechSoup, Antragsformulare), nicht benötigte Lizenzen kündigen, Verträge konsolidieren. Bei Microsoft, Google, Zoom, Slack, Asana und vielen weiteren Anbietern sind Rabatte von 50–100 % für gemeinnützige Organisationen möglich.
Dokumentation & laufende Verwaltung
Wir bauen eine zentrale Lizenz-Übersicht, in der jede Lizenz mit Anbieter, Anzahl, Kosten, Verlängerungsdatum und verantwortlicher Person geführt wird – inklusive Erinnerungen vor Vertragsverlängerungen, damit ihr nicht in teure Auto-Renewals lauft. Bei laufender Betreuung halten wir die Liste aktuell und prüfen jährlich auf Optimierungs-Möglichkeiten.
Häufige Fragen
Klingt das nach dem, was ihr braucht?
30 Minuten, unverbindlich und ohne Verkaufsdruck. Wir hören zu, was bei euch ansteht, und sagen ehrlich, ob und wie wir helfen können.
Speziell für Vereine, Stiftungen und gemeinnützige Organisationen.
Weitere Leistungen
Diese Leistung allein passt nicht? Diese Themen ergänzen sich häufig – schau dir an, was sonst noch zu eurer Organisation passen könnte.
IT-Analyse
Strukturierte IT-Analyse für Vereine und Stiftungen: Bestandsaufnahme, Schwachstellen-Check und Fahrplan für 1–3 Jahre – als einmaliges Projekt mit Festpreis.
Geräteverwaltung
Mobile Device Management (MDM) für Non-Profits: zentrale Verwaltung aller Laptops, Smartphones und Tablets. Updates, Sicherheit und Compliance aus einer Hand.
IT-Support
Fester IT-Ansprechpartner mit unter 4h Reaktionszeit, Remote-Support und Vor-Ort-Termine in Berlin. Für Vereine, Stiftungen und kleine Non-Profits.
