Kostenkontrolle für Software-Lizenzen statt Lizenz-Chaos
Wie viele Microsoft-Office-Lizenzen haben wir gekauft? Läuft die Adobe-Creative-Suite nächsten Monat aus? Zahlen wir für Software, die niemand nutzt? Die meisten Vereine haben keinen Überblick über ihre Softwarelizenzen - und zahlen deshalb zu viel oder arbeiten lizenzverletzend. Wir bringen Ordnung rein.
Die Lizenz-Chaos-Geschichten
- Gekaufte Adobe-Lizenz wird von 2 Personen genutzt, weil keiner Bescheid weiß
- Microsoft-Office-Lizenzen laufen ab und werden dann nicht erneuert
- Eine teure Software-Lizenz wird bezahlt, wurde aber nur einmal ausprobiert
- Freizügige Nutzung von Microsoft Teams auf 30 Geräten - aber nur 5 Lizenzen gekauft
- Bei Audits: Keine Dokumentation der Lizenzen, Compliance-Problem
- Non-Profit-Rabatte werden nicht genutzt - 75% Rabatt für Vereine ist unbekannt
- Alte Lizenzen sind an ehemalige Server/Mitarbeiter gebunden und können nicht übertragen werden
Eure Vorteile
Voller Überblick
Eine zentrale Liste aller Software, Verträge und Lizenzen – mit Laufzeiten, Kosten und Nutzung. Auf Wunsch mit Zuordnung zu Kostenstellen oder Projekten für transparente Verrechnung.
Spürbar Kosten sparen
Ungenutzte Lizenzen kündigen, doppelt gebuchte Tools konsolidieren, Non-Profit-Rabatte (oft 75 %) beantragen – Einsparungen oft im vierstelligen Bereich pro Jahr.
Lizenzkonform
Keine bösen Überraschungen bei Audits durch Microsoft, Adobe & Co. – ihr habt jederzeit den Nachweis, was ihr nutzt und was ihr lizensiert habt.
Non-Profit-Programme nutzen
Wir richten euch Stifter-helfen, TechSoup, Microsoft Charity und Google for Nonprofits ein – kostenlose oder stark vergünstigte Software, die viele gar nicht kennen.
Das ist enthalten
- →Inventarisierung aller Software
- →Lizenzdokumentation
- →Optimierungsempfehlungen
- →Tarif-Beratung – inklusive höherwertiger Pakete bei Compliance-Anforderungen (EU-Datenresidenz, SSO, Audit-Logs)
- →Unterstützung bei Lizenz-Audits
- →Beratung zu Non-Profit-Lizenzen
Dein Weg zu sauberer Lizenzverwaltung
Bestandsaufnahme
Wir erfassen alle eingesetzte Software und ihre Lizenzen: SaaS-Abos (M365, Workspace, Adobe, Asana etc.), klassische Software-Lizenzen, Plugin-Lizenzen und vergessene Test-Accounts. Häufig finden wir dabei schon Lizenzen, die niemand mehr nutzt, aber laufend bezahlt werden.
Analyse, Tool- und Tarif-Beratung
Wir prüfen jede Lizenz strukturiert: Wer nutzt das Tool wirklich, gibt es passendere Lösungen für eure Anforderungen, ist der Tarif richtig gewählt? Wir beraten zu Charity-Konditionen – aber auch zu höherwertigen Paketen, wenn Compliance-Anforderungen (EU-Datenresidenz, SSO, Audit-Logs) das verlangen. Ergebnis: eine Empfehlungs-Liste mit Prioritäten – nicht nur Einsparungen, sondern bessere Passung.
Umstellung & Charity-Lizenzen
Wir kümmern uns um die operative Umsetzung: Charity-Lizenzen beantragen (Verifizierung über Stifter-helfen oder TechSoup, Antragsformulare), nicht benötigte Lizenzen kündigen, Verträge konsolidieren. Bei Microsoft, Google, Zoom, Slack, Asana und vielen weiteren Anbietern sind Rabatte von 50–100 % für gemeinnützige Organisationen möglich.
Dokumentation & laufende Verwaltung
Wir bauen eine zentrale Lizenz-Übersicht, in der jede Lizenz mit Anbieter, Anzahl, Kosten, Verlängerungsdatum und verantwortlicher Person geführt wird – inklusive Erinnerungen vor Vertragsverlängerungen, damit ihr nicht in teure Auto-Renewals lauft. Bei laufender Betreuung halten wir die Liste aktuell und prüfen jährlich auf Optimierungs-Möglichkeiten.
Häufige Fragen
Gibt es spezielle Lizenzen für Vereine und Stiftungen?
Ja. Microsoft, Adobe, Google, Zoom, Asana, Slack und viele weitere bieten Non-Profit-Konditionen mit bis zu 75 % Rabatt – teilweise auch komplett kostenlose Spendenlizenzen. Voraussetzung ist meist die Eintragung als gemeinnützige Organisation und eine Verifizierung über die entsprechenden Plattformen der Anbieter. Wir helfen bei Antrag, Verifizierung und der laufenden Verwaltung.
Wie bekomme ich Microsoft-Charity- oder TechSoup-Lizenzen?
Über Stifter-helfen.de (das deutsche TechSoup-Programm) registriert ihr eure Organisation einmalig und weist eure Gemeinnützigkeit nach. Danach könnt ihr für eine kleine Verwaltungsgebühr Microsoft 365, Windows-Lizenzen, Adobe Creative Cloud und über 80 weitere Software-Produkte zu stark vergünstigten Konditionen oder als Spende beziehen. Der Antrag dauert ca. 2-4 Wochen - wir übernehmen die Begleitung und sorgen dafür, dass ihr nichts liegen lasst.
Was kostet professionelles Lizenzmanagement für einen Verein?
Ein einmaliges Aufräum-Projekt mit Inventarisierung, Optimierung und Dokumentation startet bei 960 Euro. Die Investition amortisiert sich in den meisten Fällen schon im ersten Jahr - viele Vereine sparen jährlich vier- bis fünfstellige Beträge durch ungenutzte Lizenzen, Doppelkäufe und nicht beantragte Non-Profit-Konditionen. Laufende Pflege bieten wir als Bestandteil unseres IT-Supports oder als separates Quartals-Review an.
Wie oft sollte ein Lizenzaudit gemacht werden?
Eine vollständige Bestandsaufnahme einmal im Jahr ist empfehlenswert - typischerweise vor dem Haushaltsjahr-Abschluss. Zusätzlich sollten Lizenzen bei jedem Personalwechsel (On-/Offboarding) angepasst werden. Wir empfehlen kleinen und mittleren Vereinen einen ausführlichen Jahres-Check plus Quartals-Reviews der größten Kostenpositionen.
Was passiert bei einem Software-Audit?
Hersteller wie Microsoft oder Adobe können angekündigt oder unangekündigt prüfen, ob ihr Lizenzen lizenzkonform einsetzt. Mit sauberer Dokumentation aller Käufe, Zuweisungen und Nutzungen ist das kein Problem. Ohne Dokumentation kann es teuer werden: Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder Sperrungen sind möglich. Wir bereiten euch vor, begleiten euch durch den Prozess und liefern den Auditoren die geforderten Nachweise.
Welche Software bietet besonders gute Non-Profit-Konditionen?
Microsoft 365 Business Premium gibt es für gemeinnützige Organisationen oft ab 5,50 Euro pro Nutzer/Monat statt 22,60 Euro. Google Workspace ist bei Anerkennung als Non-Profit komplett kostenfrei. Adobe Creative Cloud bietet Vereinen rund 60% Rabatt. Auch Zoom, Asana, Notion, Canva und viele Cybersecurity-Tools (z.B. Bitdefender) haben dedizierte Programme. Welche Tools für euch sinnvoll sind, schauen wir gemeinsam an.
