Richtige Hardware zum fairen Preis, von Anfang an optimal konfiguriert
Der alte Laptop ist zu langsam, die neuen PCs sollen angeschafft werden - aber welche Spezifikationen? Wo kauft man bei Non-Profits günstig? Und wer richtet sie ein? Wir beraten euch herstellerunabhängig, beschaffen gute Geräte zu fairen Preisen und liefern sie fertig konfiguriert.
Die Hardware-Beschaffungs-Probleme
- Marketing-Versprechen der Hersteller: Das Gerät ist viel zu mächtig für die Anforderung
- Zu schwache Hardware: "Das hätte ich mir sparen können"
- Lieferengpässe: Der optimale Laptop ist nicht verfügbar, teuer oder dauert Monate
- Einzelkauf ist viel zu teuer - großes Einkaufsvolumen wird nicht genutzt
- Lieferung ohne Installation: IT-Personal muss alles manuell konfigurieren
- Keine Garantie oder Support für gebrauchte Geräte
- Alte Hardware wird einfach gelagert statt fachgerecht entsorgt
- Bei öffentlicher Förderung: Vergaberecht und Preisvergleiche sind nicht sauber dokumentiert, im Verwendungsnachweis gibt es Rückfragen
Eure Vorteile
Unabhängige Beratung
Wir empfehlen die Hardware, die zu euren Anforderungen passt – nicht die, die uns die höchste Provision bringt. Herstellerneutral, mit klaren Vor- und Nachteilen.
Fertig eingerichtet
Geräte kommen startbereit bei euch oder euren Mitarbeitenden an – mit allen nötigen Programmen, Konten und Sicherheits-Settings vorinstalliert.
Faire Preise
Durch unsere Distributoren-Partnerschaften und Non-Profit-Konditionen oft deutlich günstiger als im Einzelkauf – mit klaren Pauschalen für die Einrichtung.
Lifecycle-Begleitung
Von Beschaffung über Garantieabwicklung bis zum fachgerechten Recycling am Ende: wir begleiten den gesamten Lebenszyklus eurer Hardware.
Das ist enthalten
- →Bedarfsanalyse und Beratung
- →Hardware-Empfehlung passend zum Budget
- →Beschaffung und Lieferung
- →Einrichtung und Konfiguration
- →Installation eurer Standard-Software
- →Übergabe und kurze Einweisung
- →Inventarisierungs-System mit gepflegten Stammdaten eurer Hardware (Modell, Seriennummer, Zuordnung, Garantie, Lebenszyklus-Status)
- →Auf Wunsch: Preisvergleiche und Vergabe-Dokumentation für öffentlich geförderte Beschaffungen
Dein Weg zu fertig eingerichteten Geräten
Bedarfsklärung
Wir klären gemeinsam, was die Rolle braucht: OS-Präferenz (Mac, Windows, Linux), Performance-Anforderungen (Standard-Office vs. Bildbearbeitung vs. Entwicklung), Mobilität, Peripherie (zweiter Monitor, Headset, Docking) und das Budget. Bei wiederkehrenden Rollen definieren wir Standard-Konfigurationen, damit jede Bestellung schneller läuft.
Beratung, Preisvergleich & Angebot
Wir empfehlen herstellerneutral – Apple, Lenovo, Dell, HP, Framework – je nach Anforderung und Budget. Wo möglich prüfen wir, ob ein passendes Gerät aus eurem Recycling-Pool (ausgeschiedene Mitarbeitende) verfügbar ist. Charity-Konditionen über Stifter-helfen oder TechSoup werden mit eingerechnet. Falls ihr öffentliche Fördermittel verwendet, erstellen wir bei Bedarf Preisvergleiche mehrerer vergleichbarer Anbieter sowie eine Vergabe-Dokumentation gemäß Vergaberecht (VOL/A) oder eurer Förderer-Vorgaben – damit ihr die Beschaffung auch im Verwendungsnachweis sauber belegen könnt.
Beschaffung & Konfiguration
Wir bestellen über unsere Partner-Distributoren zu fairen Konditionen oder nutzen eure bestehenden Lieferanten. Neue Geräte werden direkt im Apple Business Manager oder Windows Autopilot registriert, sodass sie beim ersten Anschalten automatisch eurer Verwaltung zugeordnet sind.
Auslieferung
Direkt-Versand zum Mitarbeitenden im Homeoffice oder Sammel-Lieferung an euer Büro – je nach Setup. Bei kurzfristiger Beschaffung bieten wir auf Wunsch Express-Lieferung an, sodass auch ungeplante Onboardings nicht am Geräte-Eintreffen hängen bleiben. Beim ersten Anschalten zieht das Gerät automatisch eure Konfiguration und ist nach dem Login eurer Mitarbeitenden einsatzbereit – ohne manuelle Vor-Konfiguration.
Häufige Fragen
Mac oder Windows – was empfehlt ihr?
Wir beraten herstellerneutral. Macs haben höhere Anschaffungskosten, dafür längere Lebensdauer, geringeren Support-Aufwand und besseren Wiederverkaufswert – über 5 Jahre gerechnet oft günstiger als gedacht. Windows-Geräte (Lenovo, Dell, Framework) sind günstiger in der Anschaffung und meist die richtige Wahl, wenn bereits viel Windows-Software im Einsatz ist oder Mitarbeitende es so kennen. Bei vielen NGOs ist ein Mix sinnvoll – Macs für kreative oder mobile Rollen, Windows-Notebooks im klassischen Office-Bereich.
Könnt ihr auch gebrauchte oder Refurbished-Hardware beschaffen?
Ja – wir arbeiten mit zertifizierten Refurbished-Händlern zusammen, die geprüfte Geräte mit Garantie liefern. Das spart 30–50 % gegenüber Neugeräten und ist deutlich nachhaltiger. Häufig empfehlen wir den AfB Shop – die AfB ist Europas größtes gemeinnütziges IT-Unternehmen, bietet Apple- wie auch Windows-Geräte refurbished mit Garantie an und schafft mit jedem Verkauf inklusive Arbeitsplätze. Wichtig: Refurbished bedeutet aufbereitet, nicht improvisiert – Akku-Tausch und Funktionsprüfung sind im Preis enthalten.
Wie funktionieren Charity-Konditionen für Hardware?
Apple bietet über Stifter-helfen vergünstigte Apple-Hardware für gemeinnützige Organisationen. Bei Microsoft, Lenovo und HP gibt es ähnliche Programme – meist mit Rabatten von 10–25 % gegenüber Listenpreis. Die Verifizierung läuft über Stifter-helfen oder TechSoup (Gemeinnützigkeits-Nachweis). Wir kümmern uns auf Wunsch um Antragstellung und Bestellung. Hinweis: Charity-Hardware ist meist günstiger als Refurbished, aber nicht immer verfügbar – wir prüfen pro Bestellung, was sich lohnt.
Wie lange dauert eine Bestellung bis zur Auslieferung?
Standard-Geräte (gängige MacBook-, Lenovo- oder Dell-Konfigurationen) sind meist innerhalb von 5–10 Werktagen bei euch oder direkt bei der Mitarbeitenden. Bei Custom-Konfigurationen oder zur Zeit knapper Modelle kann es 3–6 Wochen dauern. Wenn ihr ein Recycling-Pool-Gerät aus eurer eigenen Flotte nutzt, geht es deutlich schneller – meist 1–2 Tage für die Aufbereitung. Bei dringenden Onboardings können wir aus unserem Test-Pool oft kurzfristig überbrücken.
Was passiert mit alter Hardware beim Ausscheiden?
Drei Optionen je nach Zustand: Erstens Recycling-Pool – Daten sicher gelöscht (Secure Wipe nach BSI-Empfehlung), Hardware geprüft, geht zurück in den Kreislauf für die nächste neue Person. Zweitens Ausmustern – datenschutzkonforme Entsorgung mit Zertifikat bei alten oder defekten Geräten. Drittens Spende oder Weiterverkauf – wenn die Hardware noch wertvoll ist, lassen sich über Refurbished-Händler oft noch Beträge erzielen, oder ihr spendet an andere gemeinnützige Initiativen.
Müssen wir Vergaberecht beachten – und wie helft ihr dabei?
Wir kennen die behördlichen Anforderungen im Vergaberecht (VOL/A) sowie die typischen Förderer-Vorgaben und können euch durch den Vergabeprozess effizient begleiten – damit Beschaffungen nicht zur Zerreißprobe zwischen Tagesgeschäft und Dokumentationspflicht werden. Konkret heißt das: Preisvergleiche von zwei bis drei vergleichbaren Anbietern ab den relevanten Schwellenwerten, eine dokumentierte Markterkundung mit nachvollziehbarer Auswahlbegründung (Lebenszyklus-Kosten, Wartbarkeit, Garantie – nicht nur der Anschaffungspreis) und auf Wunsch eine fertige Vergabe-Akte, die ihr eurer Förder-Prüfung oder im Verwendungsnachweis direkt vorlegen könnt.
Müssen wir die Hardware bei euch kaufen?
Nein – wenn ihr bereits einen Rahmenvertrag mit einem Distributor habt oder selbst über Stifter-helfen bestellt, übernehmen wir nur die Konfiguration und Einrichtung. Bei eigener Beschaffung achtet bitte darauf, dass die Geräte Apple-Business-Manager- oder Windows-Autopilot-fähig bestellt werden – sonst bleibt Zero-Touch-Deployment außen vor. Wir senden euch auf Wunsch eine Beschaffungs-Checkliste für eure Einkaufsverantwortlichen.
Was kostet eine Hardware-Beschaffung pro Person?
Unsere Einrichtungspauschale startet bei einem Standard-Gerät ab 250 Euro pro Stück (je nach Konfigurations-Komplexität). Hinzu kommt der Hardware-Preis – meist 800–2.000 Euro pro Gerät, je nach Modell und ob Neu oder Refurbished. Bei Recycling-Pool-Geräten entfallen die Hardware-Kosten komplett. Konkrete Konditionen besprechen wir im Erstgespräch oder im Rahmen einer laufenden Betreuung.
