Geräte und Lizenzen für Vereine: alles zentral im Griff

Windows-PCs und -Laptops, Macs (macOS), iPhones, iPads, Android-Smartphones und -Tablets – auch in gemischten Umgebungen. Über Apple Business Manager und Windows Autopilot binden wir neue Geräte direkt beim Hersteller oder Distributor an euer System, sodass sie schon vor dem Auspacken eurem Account zugeordnet sind. ChromeOS-Geräte sind ebenfalls anbindbar, Linux-Arbeitsplätze in eingeschränktem Umfang.

Das richtet sich nach eurer bestehenden Plattform: Wenn ihr Microsoft 365 nutzt, kommt Microsoft Intune zum Einsatz – im M365-Business-Premium-Abo bereits enthalten und nahtlos integriert in eure bestehende Identitäts- und Geräteverwaltung. Bei Google Workspace nutzen wir die dort verfügbaren Endpoint-Management-Funktionen. Falls ihr keine der beiden Plattformen einsetzt, übernehmen wir die Verwaltung über unsere eigenen, eingespielten Tools – effizient und kostengünstig, ohne dass ihr in eine separate MDM-Suite investieren müsst.

Beide Systeme ermöglichen Zero-Touch-Deployment: Das Gerät kommt verschlossen vom Händler, eure Mitarbeitenden packen es aus, schalten es an, loggen sich mit ihrem Firmen-Account ein – und der Rest passiert automatisch im Hintergrund (Konfiguration ziehen, Apps installieren, Richtlinien anwenden). Das spart bei jedem Onboarding mehrere Stunden manuelle Einrichtung und erlaubt es, Hardware direkt an verteilte Standorte oder ins Homeoffice zu liefern – ohne Umweg über euer Büro.

Ja – wir arbeiten gemeinsam mit euch eine sinnvolle Strategie für Bring Your Own Device (BYOD) und klare Regelungen aus: welche Gerätetypen erlaubt sind, welche Mindest-Sicherheitsstandards gelten (OS-Version, Verschlüsselung, MFA), was bei Verlust oder Austritt passiert und wer welche Kosten trägt. Technisch richten wir dann ein verwaltetes Arbeitsprofil ein, das berufliche und private Daten strikt trennt: geschäftliche E-Mails, Dateien und Apps liegen im verwalteten Container, der Rest bleibt komplett unter eurer Kontrolle und für die Organisation unsichtbar. Beim Verlassen wird nur der Arbeitsbereich gelöscht – private Fotos, Kontakte und Apps bleiben unangetastet.

Wir konfigurieren das System bewusst minimal-invasiv. Sichtbar sind: Geräte-Modell, Betriebssystem-Version, Compliance-Status (z. B. ob das Gerät verschlüsselt ist), installierte Apps und der grobe Standort nur bei Verlust-Suche. Persönliche Dateien, Browser-History, Tastatureingaben, Anruflisten oder private Fotos erfassen wir nicht.

Sobald ihr uns informiert, sperren wir das Gerät aus der Ferne (Lock) oder löschen alle geschäftlichen Daten vollständig (Wipe) – meist innerhalb von Minuten. Bei iPhones und Macs mit Apple Business Manager bleibt das Gerät auch nach einem Reset in eurem Account „verheiratet" und kann nicht ohne eure Freigabe neu eingerichtet werden – ein Dieb hat damit faktisch nur einen Briefbeschwerer. Bei Geräten mit aktivierter Lokalisierung können wir den ungefähren Standort einsehen, sofern die Betriebsvereinbarung das vorsieht.

Ja – MDM ist mitbestimmungspflichtig nach § 87 BetrVG, weil es die Möglichkeit hat, das Verhalten und die Leistung von Mitarbeitenden zu überwachen. Wir empfehlen eine Betriebsvereinbarung, die transparent festhält, was genau erfasst wird (Geräte-Status, Standort, App-Inventar) und was nicht (z. B. private Apps, persönliche Inhalte, Tastatureingaben). Wir liefern euch dafür einen BV-Entwurf als Diskussionsgrundlage und begleiten den Abstimmungsprozess mit dem Betriebsrat.

Wenn ihr bereits M365 Business Premium oder Google Workspace im Einsatz habt, fallen keine zusätzlichen Lizenzkosten an – die Geräteverwaltung ist im Abo enthalten. Hinzu kommt unsere Einrichtungspauschale für die Initial-Konfiguration sowie optional die laufende Betreuung für Patches, Schwachstellen-Monitoring und schnelle Reaktion bei Anfragen. Die konkreten Konditionen hängen von eurer Geräteanzahl und euren Anforderungen ab – wir besprechen sie im Erstgespräch. Setzt ihr unsere eigenen Verwaltungstools ein, fällt ein geringer monatlicher Betrag pro Gerät an. Für gemeinnützige Organisationen prüfen wir zusätzlich Charity-Lizenzen bei Microsoft und Google. Ein einmaliges Aufräumen der Lizenzen mit Inventarisierung, Optimierung und Dokumentation startet bei 960 Euro.

Ja. Microsoft, Adobe, Google, Zoom, Asana, Slack und viele weitere bieten Non-Profit-Konditionen mit bis zu 75 % Rabatt – teilweise auch komplett kostenlose Spendenlizenzen. Voraussetzung ist meist die Eintragung als gemeinnützige Organisation und eine Verifizierung über die Plattformen der Anbieter. Über Stifter-helfen.de, das deutsche TechSoup-Programm, registriert ihr eure Organisation einmalig. Wir helfen bei Antrag, Verifizierung und der laufenden Verwaltung.

Hersteller wie Microsoft oder Adobe können prüfen, ob ihr ihre Software lizenzkonform einsetzt. Mit sauberer Dokumentation aller Käufe, Zuweisungen und Nutzungen ist das kein Problem. Ohne Dokumentation kann es teuer werden: Nachzahlungen, Vertragsstrafen oder Sperrungen sind möglich. Wir bereiten euch vor, begleiten euch durch den Prozess und liefern die geforderten Nachweise.