Neustarts und Verabschiedungen ohne IT-Chaos
Der erste Arbeitstag soll ein guter Tag sein. Stattdessen sitzt der neue Mitarbeiter nach zwei Stunden noch vor einem unkonfigurierten Laptop und keiner weiß, wo die Passwörter sind. Das kann man besser machen. Wir sorgen dafür, dass neue Leute vom ersten Tag an produktiv sind - und beim Ausscheiden alles sicher läuft.
Die typischen Chaos-Szenarien
- Der neue Mitarbeiter sitzt vor einem nicht eingerichteten Laptop
- E-Mail funktioniert nicht, weil das Passwort falsch ist
- Zugangsrechte für Cloud-Tools wurden vergessen
- Zwei-Faktor-Authentifizierung wird übersprungen, weil im Onboarding-Stress die Zeit fehlt
- Beim Ausscheiden: Keiner weiß, welche Geräte dieser Mitarbeiter hat
- Passwörter sind aufgeschrieben oder an ehemalige Mitarbeiter vergeben
- Es gibt keine dokumentierte Checkliste, was gemacht werden muss
- Private Dateien des ausgeschiedenen Mitarbeiters sind unklar
- Besonders kritisch: Zugriff auf Rechnungen, Donor-Daten oder Mitglieder-Listen bleibt erhalten
Eure Vorteile
Produktiver Start
Neue Mitarbeitende sitzen am ersten Tag vor einem fertig konfigurierten Arbeitsplatz – Hardware da, Konten angelegt, Zugangsrechte gesetzt, Software installiert.
Sichere Übergabe
Beim Ausscheiden werden Geräte zurückgenommen, Konten deaktiviert und Zugangsrechte sauber entzogen – inklusive Cloud-Diensten und Externen-Zugängen.
Standardisiert
Dokumentierte Onboarding- und Offboarding-Checklisten sorgen dafür, dass nichts vergessen wird – egal ob fünf oder fünfzig Wechsel pro Jahr.
Zeitersparnis für HR
Eure HR- oder Office-Verantwortlichen sparen pro Wechsel mehrere Stunden – wir kümmern uns um den IT-Teil, sie um Vertrag und Einarbeitung.
Das ist enthalten
- →Onboarding-Checkliste für neue Mitarbeitende
- →Anbindung an eure HR-Tools (z. B. Personio) für automatisierte Beschaffung und Kontenbereitstellung pünktlich zum Start
- →Einrichtung von Arbeitsplatz und Geräten
- →Anlegen aller Benutzerkonten und Zugänge
- →Einweisung in die wichtigsten Tools
- →Offboarding-Checkliste für ausscheidende Mitarbeitende
- →Sichere Deaktivierung aller Zugänge
- →Datensicherung und -übergabe
Vom Start bis zum sauberen Abschied
Vorabklärung & Standards
Einmalig zu Beginn definieren wir mit euch die Grundlagen: Onboarding- und Offboarding-Prozesse, Zuständigkeiten zwischen HR, IT und Vorgesetzten, Standard-Hard- und Software pro Rolle sowie Usergruppen mit ihren Zugriffsrechten. Dieses Setup ist die Basis dafür, dass jeder spätere Wechsel auf eine sauber dokumentierte Grundlage trifft – statt jedes Mal von Null anzufangen.
Einrichtung & Automatisierung
Wir richten die definierten Prozesse technisch ein: Anbindung an euer HR-Tool (z. B. Personio) oder alternativ ein Web-Formular, automatische Trigger bei neu angelegten oder ausscheidenden Mitarbeitenden, Freigabe-Mail an Vorgesetzte für die Hardware-Beschaffung, Templates für Account-Anlage und Zugriffsrechte. Wo es Sinn macht, optimieren und automatisieren wir vorher – damit jeder spätere Wechsel mit minimalem Handarbeitsaufwand läuft.
Erster Arbeitstag
Sobald eine neue Person im HR-Tool angelegt ist, läuft der Prozess automatisch: Vorgesetzte bekommen die Freigabe-Mail für die Hardware-Beschaffung, wir bestellen nach euren Standards, richten Konten und Zugänge ein, konfigurieren das Gerät via MDM und liefern alles pünktlich zum ersten Arbeitstag. Am Tag X begleiten wir – remote oder vor Ort in Berlin – die Erstanmeldung, aktivieren MFA und erklären die wichtigsten Tools.
Offboarding & Geräte-Recycling
Beim Ausscheiden bekommen wir denselben Trigger aus eurem HR-Tool oder Web-Formular: Zugänge werden zeitnah deaktiviert, Daten gesichert und übergeben, Lizenzen freigegeben und protokolliert. Das Gerät wird neutralisiert (vollständig zurückgesetzt, Hardware geprüft) und – sofern es noch einigermaßen aktuell ist – in den Geräte-Zyklus zurückgegeben, damit es für die nächste Person bereitsteht. Bei veralteter oder defekter Hardware kümmern wir uns um eine saubere Aussonderung und die Nachbeschaffung.
Häufige Fragen
Wie viel Vorlauf braucht ihr für ein Onboarding?
Idealerweise 5 Werktage – das gibt uns Zeit für Hardware-Auswahl aus dem Recycling-Pool (oder Neubeschaffung, falls nötig), Account-Anlage, Software-Setup und MDM-Konfiguration. Mit angebundenem HR-Tool wie Personio bekommen wir den Trigger oft schon zwei Wochen vorher und können entspannt vorbereiten. Bei kurzfristigen Fällen (1–2 Werktage Vorlauf) bekommen wir die Person trotzdem produktiv – wir priorisieren dann zuerst die Basis-Accounts und schieben Feinkonfiguration in die erste Arbeitswoche.
Welche HR-Tools könnt ihr anbinden?
Personio nutzen wir am häufigsten – die API erlaubt automatische Trigger bei Neuanlage und Austritt. Auch BambooHR, Sage HR oder Factorial lassen sich anbinden. Falls ihr kein HR-Tool habt oder ein nischiges System einsetzt, richten wir ein einfaches Web-Formular ein, das eure verantwortliche Person bei jedem Wechsel ausfüllt – der Trigger an unseren Workflow läuft dann genauso automatisch.
Was passiert bei einem kurzfristigen oder fristlosen Offboarding?
Bei akuten Fällen – Verdacht auf Missbrauch, fristlose Kündigung, schwerer Konflikt – deaktivieren wir auf Anruf hin innerhalb von 1–2 Stunden sämtliche Zugänge: Microsoft 365 oder Google Workspace, VPN, alle Cloud-Tools mit angebundener Identität. Das Gerät wird sobald wie möglich eingesammelt; falls eine Rückgabe sich verzögert, setzen wir es remote zurück. Damit das im Ernstfall reibungslos klappt, definieren wir die Eskalationskette mit euch im Setup mit – wer darf den Notfall auslösen, wer wird informiert.
Was passiert mit Geräten und Daten beim Offboarding?
Das Gerät wird vollständig zurückgesetzt (Secure Wipe nach BSI-Empfehlung) und die Hardware geprüft. Sofern noch einigermaßen aktuell, geht es zurück in den Geräte-Zyklus für die nächste Person. Daten der ausgeschiedenen Person werden gesichert und nach euren internen Vorgaben übergeben – meist an Vorgesetzte oder ins Team-Postfach. SharePoint- und Drive-Freigaben werden neu zugeordnet, das individuelle Postfach für 30 Tage in Read-Only-Modus aufbewahrt, falls Nachfragen kommen. Alles wird in einem kurzen Offboarding-Report festgehalten – für eure Audit- und Datenschutz-Sicherheit.
Wie geht ihr mit Werkstudent:innen oder befristeten Mitarbeitenden um?
Für Werkstudent:innen, Praktikant:innen oder befristete Anstellungen lohnt sich der Prozess genauso – nur dass wir Konten mit Ablaufdatum versehen und gegebenenfalls eine schlankere Software-Konfiguration ausrollen (z. B. ohne ERP- oder Finanz-Tool-Zugang). Die Gerätevergabe läuft bevorzugt aus dem Recycling-Pool, sodass keine Neuanschaffung nötig ist. Beim Vertragsende wird der Account automatisch deaktiviert – das spart manuelle Pflege und vergessene Zugänge.
Was kostet ein Onboarding bzw. Offboarding?
Ein Standard-Onboarding mit Hardware aus dem Recycling-Pool startet bei 250 Euro pro Person – inklusive Account-Setup, MDM-Konfiguration, Software-Bereitstellung und Welcome-Doku. Bei Neugeräten kommt die Hardware zusätzlich dazu (auf Wunsch übernehmen wir die Beschaffung). Ein Offboarding startet bei 200 Euro pro Person – inklusive sicherer Deaktivierung aller Zugänge, Datensicherung und -übergabe, Geräte-Neutralisierung und Offboarding-Report.
Können wir Onboarding auch selbst machen?
Ja – wir erstellen euch eine vollständige Onboarding- und Offboarding-Dokumentation mit Checklisten und schulen die zuständigen Personen in HR und IT. Bei einfachen Fällen (Standard-Rolle, Standard-Software, keine besonderen Berechtigungen) macht das viel Sinn. Wir bleiben im Hintergrund verfügbar – für Sonderfälle, neue Tool-Anbindungen, Eskalationen oder wenn euer eigenes Team kurz nicht greifbar ist. So habt ihr maximale Flexibilität: einfache Wechsel selbst, komplexe und sicherheitskritische Fälle bei uns.
