Der Umzug in die Cloud ohne Chaos und Datenverlust
Der Wechsel in die Cloud (Microsoft 365, Google Workspace, Nextcloud oder openDesk) bringt echte Vorteile: flexibles Arbeiten von überall, bessere Zusammenarbeit, weniger Server-Wartung. Aber ein chaotischer Cloud-Umzug kann auch zum Desaster werden - E-Mails gehen verloren, Datei-Versionen durcheinander, das Team weiß nicht, wo die Daten sind. Wir planen und begleiten eure Migration sorgfältig, damit alles sicher läuft.
Die Cloud-Migrations-Risiken
- Alte E-Mails gehen verloren weil die Migration nicht gut geplant war
- Wichtige Dateien werden bei der Migration nicht mitgenommen
- Das Team braucht Wochen, um sich in die neuen Tools einzuarbeiten
- Benutzerkonten werden falsch migriert und keiner hat Zugriff auf seine Daten
- Die Sicherheitseinstellungen sind nach der Migration falsch konfiguriert
- Externe Partner und Kooperationspartner können nicht mehr auf gemeinsame Ordner zugreifen
- Niemand hat einen Plan, was mit den alten lokalen Servern passiert
- Es gibt keine Dokumentation, wie die neuen Tools funktionieren
Eure Vorteile
Kein Datenverlust
Alle Daten werden vor dem Umzug vollständig gesichert und nach der Migration auf Vollständigkeit geprüft – inklusive E-Mail-Archiven und alter Datei-Versionen.
Minimale Ausfallzeit
Wir planen den Umzug außerhalb eurer Arbeitszeiten und in Etappen – euer Tagesgeschäft läuft weiter, ihr merkt vom Wechsel kaum etwas.
Team-Schulung inklusive
Euer Team wird gezielt auf die neuen Tools vorbereitet – mit Kurz-Workshops, Anleitungen und einem Ansprechpartner für Fragen in den ersten Wochen.
DSGVO-konform konfiguriert
Datenschutz-Settings, Speicher-Standorte (EU) und Berechtigungen werden von Anfang an korrekt eingerichtet – nicht erst nachträglich repariert.
Das ist enthalten
- →Analyse der bestehenden Systeme
- →Migrationsplanung und Zeitplan
- →Backup aller zu migrierenden Daten
- →E-Mail-Migration (inkl. Archiv)
- →Dokumenten-Migration
- →Einrichtung neuer Benutzerkonten
- →Schulung für das Team
- →Support während der Umstellungsphase
Dein Weg in die Cloud
Ist-Analyse
Wir erfassen eure aktuellen Systeme (E-Mail-Server, Dateiablage, Kalender, Telefonie-Integration), Datenmengen, Berechtigungs-Strukturen und Sonderfälle wie Shared Mailboxes, Verteilerlisten oder externe Mitnutzer. Daraus ergibt sich ein klares Bild, was migriert werden muss und wo es Stolpersteine geben kann.
Planung
Wir erstellen einen detaillierten Migrationsplan mit Zeitschiene: Reihenfolge der Postfächer, parallele Pilot-Migrationen, Testläufe, Schulungs-Termine, Go-Live-Slot (meist Wochenende, um Ausfallzeit zu minimieren). Inklusive Vergleich der Charity-Lizenz-Optionen für die laufenden Kosten.
Vorbereitung
Vor der eigentlichen Migration: vollständiges Backup der Quellsysteme, Testmigration einzelner Postfächer und Ordner zur Risiko-Validierung, Schulungsunterlagen für eure Mitarbeitenden vorbereiten, Kommunikations-Templates für die Roll-out-Phase.
Migration
Der eigentliche Umzug läuft – meist über ein Wochenende. Postfächer, Kalender, Kontakte, Dateien und Berechtigungen werden migriert; wir prüfen jeden Datenstrom auf Vollständigkeit. Am Montag startet euer Team direkt in der neuen Cloud-Umgebung, idealerweise nach kurzer Einweisung am Tag vorher.
Nachbetreuung
In den ersten Wochen nach dem Go-Live sind wir besonders ansprechbar – kleine Konfigurations-Anpassungen, Fragen aus dem Team, Feintuning der Sync-Clients. Wir schulen eure Admin-Verantwortlichen, sodass ihr nach der Migration auch ohne uns klarkommt. Bei laufender Betreuung bleiben wir dauerhaft ansprechbar.
Häufige Fragen
Microsoft 365, Google Workspace, Nextcloud oder openDesk?
Das hängt von euren Anforderungen ab. Microsoft 365 bietet den größten Funktionsumfang (Office, Teams, SharePoint) und ist in vielen Branchen Standard – mit Charity-Lizenzen oft sehr günstig. Google Workspace ist intuitiver und ideal für kollaborative Workflows, etwas einfacher in der Administration. Nextcloud ist die DSGVO-souveräne Alternative aus Europa – selbst gehostet oder über deutsche Managed-Anbieter, bestens geeignet für Organisationen mit strengen Datenschutz-Anforderungen oder die bewusst nicht auf US-Anbieter setzen wollen. openDesk ist die vom Bund initiierte Open-Source-Suite (Nextcloud, OpenProject, Collabora, Element / Matrix) für Behörden und Organisationen mit höchstem Anspruch an digitale Souveränität – eine vollständige Office-Alternative ohne Big-Tech-Abhängigkeit. Wir vergleichen mit euch ehrlich Funktionsumfang, Kosten, Datenschutz und Migrations-Aufwand.
Wie lange dauert eine Migration?
Von der ersten Planung bis zum produktiven Start der neuen Cloud-Umgebung typischerweise 4–8 Wochen, bei größeren Organisationen oder komplexen Setups (Public Folders, viele Custom-Verteiler, externe Partner) auch 8–12 Wochen. Die eigentliche Datenmigration (Postfächer, Dateien) läuft oft über ein verlängertes Wochenende, sodass eure Mitarbeitenden am Montag direkt in der neuen Umgebung starten. Bei sehr großen Datenmengen oder eingeschränkter Bandbreite läuft die initiale Migration auch über mehrere Tage parallel zum Normalbetrieb.
Was passiert mit unseren alten E-Mails und Dateien?
Sie werden vollständig migriert – mit Ordner-Struktur, Lese-/Ungelesen-Status, Kalender-Einträgen, Kontakten und Berechtigungen. Wir prüfen jeden Datenstrom vor dem Go-Live auf Vollständigkeit. Bevor wir umschalten, läuft zudem eine vollständige Sicherung der Quellsysteme – falls etwas schiefläuft, können wir jederzeit zurück. Sehr alte Archive (>5 Jahre) klären wir individuell: oft sinnvoller als Read-Only-Archiv aufzubewahren statt aktiv in der neuen Cloud zu halten.
Können wir während der Migration weiterarbeiten?
Ja, fast immer. Wir nutzen schrittweise Migrations-Strategien: Postfächer werden Stück für Stück übertragen (Coexistence-Mode), während ihr im alten System weiterarbeitet. Der eigentliche Umschalt-Moment (Cutover) wird auf einen verlängerten Wochenende-Slot gelegt, sodass die Downtime minimal bleibt – meist nur wenige Stunden, in denen Mails zwischengespeichert und nach dem Cutover zugestellt werden. Plant trotzdem damit, dass die ersten Tage nach dem Cutover etwas Reibung mit sich bringen – das ist normal und wir sind in dieser Phase besonders ansprechbar.
Was passiert mit Sonderfällen wie Public Folders, Shared Mailboxes oder Verteilerlisten?
Genau diese Themen sind der Hauptgrund, warum chaotische Migrationen scheitern. Wir erfassen sie in der Ist-Analyse vollständig: welche Public Folders werden noch aktiv genutzt, welche sind „digitale Karteileichen", welche Shared Mailboxes haben welche Berechtigungen, welche Verteilerlisten sind dynamisch und welche statisch. Daraus entsteht ein Migrations-Konzept pro Sonderfall – mit klarer Empfehlung, was 1:1 migriert wird, was umstrukturiert wird (z. B. SharePoint-Site statt Public Folder) und was bei der Gelegenheit aufgeräumt werden kann.
Wie funktionieren Charity-Lizenzen für Vereine und Stiftungen?
Microsoft und Google bieten Sonderkonditionen für gemeinnützige Organisationen. Microsoft 365 Business Standard ist über die Microsoft Charity-Programme kostenlos für die ersten Mitarbeitenden, weitere Pakete stark vergünstigt. Google Workspace Nonprofit ist in Grundpaketen kostenlos, höhere Stufen mit deutlichen Rabatten. Bei Nextcloud gibt es über Hosting-Anbieter wie Hetzner oder IONOS zwar keine NGO-spezifischen Rabatte, aber generell günstige Tarife – häufig die kostengünstigste Variante. Die Antragstellung läuft typischerweise über Stifter-helfen oder TechSoup (Verifizierung der Gemeinnützigkeit). Wir kümmern uns auf Wunsch um Antrag, Verifizierung und die laufende Verwaltung.
Können wir später zu einem anderen Anbieter wechseln?
Grundsätzlich ja – alle drei Plattformen erlauben den Export eurer Daten in offene Formate (PST oder MBOX für Mails, ZIP für Dateien, ICS für Kalender). Echte Vendor-Lock-Ins entstehen weniger durch die Daten als durch tief integrierte Workflows (SharePoint-Berechtigungen, Teams-Strukturen, Workspace-spezifische Apps). Wir bauen Migrationen so, dass eure Daten so portabel wie möglich bleiben – mit dokumentierter Architektur, klaren Berechtigungs-Strukturen und ohne unnötige Abhängigkeiten zu plattform-spezifischen Features.
Was passiert mit unseren bestehenden lokalen Servern?
Nach erfolgreicher Migration und einer Übergangszeit (typischerweise 30–90 Tage) können die alten Server außer Betrieb genommen werden. Wir empfehlen, sie noch eine Zeit im Read-Only-Modus zu betreiben, falls einzelne Mitarbeitende Daten vermissen – einfacher als nochmal aus dem Backup zu suchen. Danach werden die Server datenschutzkonform stillgelegt (Daten sicher gelöscht, Hardware aussondern oder weiterverwenden, z. B. als lokales NAS für Backups). Den Stilllegungs-Prozess dokumentieren wir für eure Audit-Akte.
Was kostet eine Cloud-Migration?
Die Kosten hängen von drei Faktoren ab: Größe der Organisation (Anzahl Postfächer und Datenmengen), Komplexität der bestehenden Umgebung (Sonderfälle, externe Integrationen, alte Server) und Zielplattform. Eine kleine Migration (5–20 Mitarbeitende, M365 oder Workspace, ohne komplexe Altlasten) lässt sich in einem Festpreis abbilden; größere Migrationen rechnen wir nach Aufwand mit transparenter Schätzung vorab. Charity-Lizenzen reduzieren die laufenden Kosten deutlich – wir kalkulieren das im Erstgespräch mit ein.
