Das IT-Wissen sichern, das nur in einzelnen Köpfen sitzt
Wer hat das WLAN-Passwort? Wie funktioniert der Drucker? Warum hat dieser User Zugang zu diesem System? Die Antwort auf all diese Fragen sitzt in einem Kopf - und wenn diese Person ausfällt oder geht, ist Chaos programmiert. Wir dokumentieren eure IT so, dass das Wissen nicht verloren gehen kann.
Die Dokumentations-Leeren
- Das WLAN-Passwort existiert nur im Kopf einer Person
- Zugangsrechte sind nicht dokumentiert, keiner weiß, wer Zugriff worauf hat
- Eine Person wird krank und keiner weiß, wie man die Backup-Strategie überprüft
- Ein Mitarbeiter geht und mit ihm geht das Wissen um kritische Prozesse
- Neue Mitarbeiter müssen alles selbst herausfinden - zeitraubend und fehleranfällig
- Notfallkontakte für Datensicherung oder Sicherheitsprobleme sind unklar
- Für Revisionen/Audits: Keine Dokumentation wer wann Zugang zu welchen Systemen hat
Eure Vorteile
Wissen gesichert
Wichtiges IT-Wissen sitzt nicht mehr nur in einzelnen Köpfen, sondern strukturiert dokumentiert.
Schnell findbar
Anleitungen, Zugänge und Infos zentral an einem Ort – auch unter Zeitdruck zugriffsbereit.
Übergaben einfacher
Neue Mitarbeitende finden sich in Tagen zurecht, nicht in Wochen. Kündigungen werden planbar.
Auditfähig
Bei Audits, Förder-Anträgen oder Datenschutz-Prüfungen liefert die Dokumentation die geforderten Nachweise auf Knopfdruck – und ist gleichzeitig die solide Basis für eine spätere ISO 27001-Zertifizierung nach BSI-Grundschutz.
Das ist enthalten
- →Aufnahme aller bestehenden IT-Systeme, Tools und Verträge
- →Strukturierte Dokumentation in eurem Wunsch-Tool (Notion, Confluence, Wiki)
- →Anleitungen für häufige Aufgaben (Mitarbeiter-Onboarding, Drucker-Einrichtung etc.)
- →Passwort- und Zugangsdokumentation – sicher mit Passwortmanager
- →Notfallkontakte, Backup-Prozeduren und Eskalationspfade
- →Übergabe-Workshop und Konzept zur regelmäßigen Aktualisierung
Dein Weg zu sauberer IT-Dokumentation
Kennenlernen & Bedarfsanalyse
Wir treffen uns für 30 Minuten, kostenlos und unverbindlich. Ihr erzählt uns, was bei euch dokumentiert ist (oder eben nicht), wer welches Wissen hat und wo es gerade hakt. Gemeinsam klären wir, ob ein einmaliges Dokumentations-Projekt reicht oder ob ein laufender Pflege-Vertrag mehr Sinn macht.
Bestandsaufnahme & Tool-Wahl
Wir setzen uns mit euren Wissensträgern zusammen und sammeln alle relevanten Informationen: Zugangsdaten, Systeme, Verträge, Notfallkontakte, Anleitungen. Parallel klären wir das passende Tool – meistens Notion, Confluence oder ein Vereins-Wiki. Manchmal reicht auch ein strukturierter Ordner mit klaren Konventionen.
Aufbau der Dokumentation
Wir strukturieren das Wissen sauber: Anleitungen für die häufigsten Aufgaben, Zugangs-Übersichten (sicher mit Passwortmanager), Notfallpläne, Onboarding-Checklisten für neue Mitarbeitende. Alles so geschrieben, dass es auch Nicht-IT-Profis nutzen können – kein Fachjargon, klare Schritt-für-Schritt-Anleitungen.
Pflege & Aktualisierung
Wir etablieren einen einfachen Prozess, damit die Dokumentation nicht nach 6 Monaten wieder veraltet ist. Auf Wunsch übernehmen wir die laufende Pflege als Teil unseres IT-Supports oder schulen ein Mitglied eures Teams als „Doku-Verantwortlichen" – mit Vorlagen, Erinnerungen und einem jährlichen Check.
Häufige Fragen
Welches Tool empfehlt ihr für die Dokumentation?
Das hängt davon ab, was ihr schon einsetzt. Bei vorhandenem Microsoft 365 bieten sich SharePoint oder Loop an, bei Google Workspace die integrierten Sites oder Drive-Strukturen. Falls ihr Notion bereits nutzt, ist das oft die kompakteste Lösung. Confluence empfehlen wir bei größeren Setups mit vielen Mitarbeitenden. Wenn ihr noch nichts habt, lohnt sich je nach Budget Notion (günstig, gute Charity-Konditionen), ein selbst gehostetes Wiki (BookStack, Outline) für Organisationen mit Open-Source-Präferenz – oder wir hosten unsere eigene Dokumentations-Infrastruktur für euch, sodass ihr euch um Tool und Betrieb gar nicht kümmern müsst. Wir wählen mit euch, was zu Größe, Budget und bestehender IT-Landschaft passt.
Was wird alles dokumentiert?
Typischerweise: IT-Bestandsaufnahme (Hardware, Software, Verträge mit Laufzeiten), Zugangs- und Berechtigungsübersicht (sicher mit Passwortmanager verknüpft), Anleitungen für häufige Aufgaben (Onboarding, Offboarding, Drucker-Einrichtung, VPN-Einwahl, typische Tickets), Notfallpläne mit Eskalationskette und Wiederherstellungsprozeduren, Compliance-Dokumentation (Verarbeitungsverzeichnis, AV-Verträge mit Anbietern). Hochsensible Daten, die zugriffsbeschränkter abgelegt werden müssen, kommen nicht in die zentrale Doku – wir definieren mit euch klare Trennungen.
Wo wird die Dokumentation gespeichert?
In eurem bestehenden System (z. B. Notion, Confluence, SharePoint, Google Workspace) – wir richten uns nach dem, was eure Mitarbeitenden ohnehin nutzen. Falls noch keine passende Plattform existiert, empfehlen wir je nach Anforderung Notion, ein selbst gehostetes Wiki (BookStack, Outline), eine schlanke SharePoint-Site – oder wir hosten unsere eigene Dokumentations-Infrastruktur für euch, sodass ihr Tool und Betrieb komplett aus einer Hand bekommt. Wichtig: Wir achten darauf, dass die Doku auch dann erreichbar ist, wenn euer Haupt-IT-Account oder ein Cloud-Anbieter mal nicht verfügbar sein sollte (Notfall-Export, Offline-Kopie an einem zweiten Ort).
Wie sicher sind die Passwörter und Zugänge in der Doku?
Passwörter und Zugangsdaten gehören nicht in eine offene Doku-Plattform – die landen bei uns immer in einem Passwortmanager (Bitwarden, 1Password, Keeper). Die Dokumentation verweist nur auf den Passwortmanager-Eintrag (z. B. „Zugang zu System X – siehe Passwortmanager /it/server-xyz"). So bleibt das Passwort verschlüsselt und nur für Berechtigte zugreifbar, während die Doku ohne Sicherheitsrisiko geteilt werden kann. Bei der Einrichtung des Passwortmanagers helfen wir auch beim Setup von MFA und Notfall-Wiederherstellung.
Ist die Dokumentation auch ohne IT-Kenntnisse nutzbar?
Genau das ist der Anspruch: Im Notfall (jemand fällt aus, neue Person kommt) muss die Doku auch von Nicht-Techies gelesen und befolgt werden können. Wir schreiben Schritt-für-Schritt-Anleitungen mit konkreten Klick-Pfaden, Screenshots an kritischen Stellen, ohne Jargon und mit einer klaren Eskalations-Logik („wenn das nicht klappt, kontaktiere X mit Telefon Y"). Test-Kriterium: Kann eine technisch unbedarfte Person den Schritt allein durchlaufen?
Wie bleibt die Dokumentation aktuell?
Wir etablieren einen einfachen Pflege-Prozess mit drei Komponenten. Erstens automatische Update-Trigger bei IT-Änderungen (neue Software, neue Mitarbeitende, geänderte Zugänge). Zweitens ein jährlicher Check, bei dem alle Doku-Bereiche systematisch durchgegangen werden. Drittens klare Verantwortlichkeit – entweder bei einer Person in eurem Team („Doku-Verantwortliche") oder bei uns als Teil des laufenden IT-Supports. Erfahrungsgemäß braucht es beide: Doku-Verantwortliche im Team plus externe Stütze.
Können wir auf der Dokumentation eine ISO 27001-Zertifizierung aufbauen?
Ja – eine saubere IT-Dokumentation ist die zentrale Grundlage für eine Zertifizierung nach ISO 27001, insbesondere nach BSI-Grundschutz-Methodik. Was im Audit verlangt wird, ist genau das, was wir aufbauen: dokumentierte Verantwortlichkeiten, Zugriffsrechte-Übersicht, Backup- und Notfallprozesse, Datenschutz-relevante Verarbeitungstätigkeiten und Risikomanagement-Grundlagen. Wer mit dem Dokumentations-Projekt startet, hat schon 40–60 % der Audit-Anforderungen erfüllt – die spätere Zertifizierung ist dann eher eine Formalisierung als ein Neubau. Wir strukturieren die Doku von Anfang an audittauglich, ohne dass es heute nach Über-Engineering aussieht.
Wie lange dauert ein Dokumentations-Projekt?
Ein typisches Erstprojekt für eine Organisation mit 10–30 Mitarbeitenden dauert 3–6 Wochen, verteilt auf Bestandsaufnahme mit Wissensträgern, Tool-Setup, Aufbau der Kernstrukturen, Schreiben der zentralen Anleitungen und Übergabe-Workshop. Größere Organisationen oder solche mit komplexer Historie brauchen 8–12 Wochen. Die laufende Pflege danach ist ein Bruchteil davon – meist 2–4 Stunden pro Monat.
Was kostet eine IT-Dokumentation?
Drei Faktoren beeinflussen die Kosten: Größe der Organisation (wie viele Systeme, Mitarbeitende, externe Partner), aktuelle Doku-Lage (von null aufbauen oder aus chaotischem Bestand sortieren) und Tiefe (Basis-Doku oder bereits in Richtung Compliance-Audit ausgerichtet). Einfache Erstprojekte starten im niedrigen vierstelligen Bereich, größere Setups entsprechend höher. Konkrete Konditionen besprechen wir nach einer kurzen Bestandsaufnahme im Erstgespräch.
