IT-Administrator:in für Non-Profits (m/w/d)

Wir sind das Rückgrat einiger Non-Profit-Organisationen in Berlin. Wir bauen verlässliche und sichere IT-Lösungen, damit sich Vereine, Stiftungen und NGOs auf das Wesentliche konzentrieren können: ihre Mission. Bei uns baust du IT, die trägt – statt Tickets abzuarbeiten.

Unsere Kund:innen sind Organisationen wie das Deutsche Kinderhilfswerk, die Technologiestiftung Berlin oder die Weltbank Group – Menschen, die mit ihrer Arbeit etwas verändern. Und du sorgst dafür, dass ihre IT verlässlich funktioniert.

Deine Rolle

Du baust und verantwortest die Standards, nach denen die IT unserer Kund:innen läuft – vom Endgerät bis zur Cloud. Du entscheidest, wie ein Tenant aufgesetzt wird, welche Richtlinien gelten und wie Backups aussehen. Unser IT-Support arbeitet nach diesen Standards und spiegelt dir, was im Alltag hakt – gemeinsam macht ihr daraus bessere Lösungen.

Was du bei uns machst

Standards & Architektur

• Tenants aufsetzen und strukturieren: Rollen- und Rechtekonzepte, Namenskonventionen, Gruppenlogik
• Standards definieren, dokumentieren und ausrollen – so, dass der IT-Support sie im Alltag sicher anwenden kann
• Technische Entscheidungen treffen und begründen, auch gegenüber Geschäftsführungen ohne IT-Hintergrund

Betrieb & Eskalation

• Zweite Eskalationsstufe für unseren IT-Support: Du übernimmst, was tiefer geht als das Tagesgeschäft
• Direkter Draht zu den Kund:innen bei technischen Fragen und Planungen – remote und punktuell vor Ort in Berlin
• On- und Offboarding-Prozesse definieren, die der Support zuverlässig ausführen kann

Gerätemanagement

• Windows- & macOS-Management über Intune: Enrollment, Policies, Compliance, Updates, App-Rollouts
• Apple-Setup aufbauen und verwalten (Apple Business Manager, Managed Apple IDs)
• Baselines definieren, damit neue Geräte schnell, sicher und zuverlässig startklar sind

Cloud-Administration

• Microsoft 365: Tenant-Architektur, Benutzer & Gruppen, Rollen und Berechtigungen, Exchange Online, SharePoint/OneDrive
• Google Workspace: Aufbau und Verwaltung
• Alternative Systeme wie ownCloud oder openDesk
• Anforderungen verstehen, passende Lösungen umsetzen und Kund:innen praxisnah begleiten

Netzwerk & WLAN

• UniFi-Umgebungen aufbauen und betreuen: Controller, Gateways, Switches und Access Points
• Netze segmentieren: VLANs für Verwaltung, Gäste und Technik sauber trennen
• WLAN planen und ausrollen: Access Points platzieren, SSIDs und Zugriffsregeln definieren, Störungen eingrenzen
• Firewall-Regeln und VPN-Zugänge im Gateway pflegen und nachvollziehbar dokumentieren
• DNS und DHCP sauber aufsetzen und pflegen

Migrationen

• Mail-Migrationen: von Altsystemen oder Google Workspace nach Exchange Online – Postfächer, Verteiler, Kalender, Weiterleitungen
• Daten migrieren: Fileserver oder Dropbox nach SharePoint/OneDrive – mit sauberer Rechtestruktur statt 1:1-Kopie
• Identitäten: On-Prem Active Directory nach Entra ID, Hybrid-Setups sauber auflösen
• Migrationen planen statt improvisieren: Testlauf, Cut-over-Plan, Rückfallebene und rechtzeitige Kommunikation an die Nutzer:innen

Security

• MFA ausrollen und durchsetzen (Conditional Access, Rollout-Plan, Schulung und Kommunikation)
• Rollen- und Rechtekonzepte: privilegierte Konten trennen, Break-Glass-Zugänge einrichten, Least Privilege durchsetzen
• Geräte- und Zugriffsrichtlinien definieren
• Security-Checks im Alltag (verdächtige Logins, kompromittierte Accounts, CVE-Reports)
• Vorgehen für den Ernstfall festlegen: kompromittierte Konten, Notfallzugang, Wiederanlauf – dokumentiert, bevor es brennt

Backup & Wiederanlauf

• Backup-Strategien für Cloud und ggf. On-Prem entwickeln und umsetzen
• Restore-Tests: nicht nur „Backup haben", sondern wiederherstellen können
• Übergaben und Anleitungen so erstellen, dass Kund:innen sie wirklich nutzen
• Pluspunkt: Erfahrung mit Synology-Systemen

Automatisierung & Scripting

• Wiederkehrende Aufgaben automatisieren: User-Prozesse, Reports, regelmäßige Checks
• PowerShell und/oder Shell-Scripting
• Automatisieren, wo die Kund:innen ohnehin arbeiten: Power Automate in Microsoft 365, Apps Script in Google Workspace – die Daten bleiben dabei im Tenant
• Für alles dazwischen: Workflows mit Make.com oder n8n

KI im Kundenumfeld

• KI-Tools auswählen und einführen – Microsoft 365 Copilot, Claude, ChatGPT: Lizenzierung, Datenschutz und Auftragsverarbeitung sauber klären
• Berechtigungen vorher aufräumen: Copilot macht gnadenlos sichtbar, was über die Jahre falsch freigegeben wurde
• Kund:innen beraten, welche Daten in welche Tools dürfen und welche nicht
• KI für die eigene Arbeit nutzen: Skripte, Analysen, Dokumentation

Schulungen & Enablement

• Kurze IT-Security-Schulungen (MFA, Phishing, Passwortmanager, sichere Freigaben)
• Anwendungsschulungen (z. B. M365/SharePoint/OneDrive, Google Drive oder ownCloud im Alltag)
• Kleine Guides und Handouts erstellen, die im Alltag wirklich helfen

Was du mitbringen solltest

• Ausbildung als Fachinformatiker:in Systemintegration oder vergleichbare praktische Erfahrung – mindestens 2 Jahre in der Administration
• Fundierte Erfahrung mit Microsoft 365 auf Administrationsebene: Tenant-Struktur, Exchange Online, SharePoint/OneDrive, Rollen und Berechtigungen
• Praktische Erfahrung mit Intune: Policies, Compliance, App-Rollouts – du definierst Standards, statt sie nur anzuwenden
• Erfahrung mit Migrationen (Mail, Daten oder Identitäten) – du weißt, dass der Cut-over-Plan wichtiger ist als das Migrationstool
• Praktische Netzwerk-Erfahrung – bei uns überwiegend UniFi: VLANs, WLAN, Firewall-Regeln, VPN, DNS und DHCP. Du baust und betreust das selbst; Erfahrung mit vergleichbaren Systemen ist genauso willkommen
• Scripting-Erfahrung in PowerShell und/oder Shell
• Souveräner Umgang mit KI-Tools: Du nutzt sie, um schneller zu Lösungen zu kommen – führst aber kein Skript aus, das du nicht verstehst, und gibst keine Kundendaten in Tools, die dafür nicht freigegeben sind
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Du erklärst Technik klar, freundlich und mit Geduld

Nice to have

• Zertifikate/Standards: ITIL, Microsoft 365, Apple for Business
• Erfahrung mit Entra ID Hybrid-Setups oder Tenant-zu-Tenant-Migrationen
• Erfahrung mit weiteren MDM- und Device-Management-Systemen
• Erfahrung mit Synology oder anderen On-Prem-Systemen
• Erfahrung mit lokal gehosteten KI-Modellen (z. B. Ollama oder vLLM) – für Kund:innen, deren Daten die eigene Infrastruktur nicht verlassen dürfen
• Berührungspunkte mit Non-Profit, NGO oder Stiftung

Was wir dir bieten

• Gehalt: 48.000 – 65.000 € brutto/Jahr (je nach Erfahrung, bei Teilzeit anteilig)
• Vollzeit oder Teilzeit (28–40 Stunden) – wir finden ein Modell, das passt
• Arbeit mit Sinn: du unterstützt Organisationen, die gesellschaftlich etwas bewegen
• Gestaltungsspielraum: Du entscheidest, wie unsere Standards aussehen – kein Konzern-Freigabeprozess
• Kleines, wachsendes Team mit kurzen Wegen – Automatisierung ausdrücklich erwünscht
• KI-Tools im Arbeitsalltag: bereitgestellt und erwünscht, mit klaren Regeln
• Einladendes Büro (guter Kaffee!) in Berlin-Schöneberg, bis zu 50 % Remote möglich, wenige IT-Besuche vor Ort bei Kunden
• Bezahlte Fortbildungen
• Regelmäßig gemeinsam raus – Teamreise in die Berge oder ans Meer
• Weitere Benefits wie Gym-Membership oder Deutschlandticket besprechen wir gerne persönlich

Standort: 10825 Berlin – Innsbrucker Str. 37 (hybrid – Remote-Arbeit möglich)

Bewerbung: Bitte ausschließlich über das Bewerbungsformular auf dieser Seite – so geht keine Bewerbung unter. Per E-Mail können wir leider keine annehmen.

Ein Anschreiben ist kein Muss, aber wir freuen uns, wenn du uns kurz erzählst, warum die Stelle dich anspricht.