Office & HR Manager:in (m/w/d)

Wir betreuen Non-Profit-Organisationen in Berlin – Vereine, Stiftungen und NGOs – mit verlässlicher IT und stabilen Webprojekten. Unsere Kund:innen sind Organisationen wie das Deutsche Kinderhilfswerk, die Technologiestiftung Berlin oder die Weltbank Group.

Damit das Team sich auf die Kundenarbeit konzentrieren kann, brauchen wir jemanden, der im Hintergrund den Laden zusammenhält: Office am Laufen halten, Abrechnung sauber führen, neue Mitarbeitende strukturiert onboarden und dafür sorgen, dass alle arbeitsfähig sind.

Deine Rolle

Du bist die operative Schaltzentrale: Office, Abrechnung und HR liegen in deiner Hand. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung und unserem Projektmanagement zusammen, hast den Überblick über offene Punkte und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt.

Was du bei uns machst

Office & Organisation

• Allgemeines Officemanagement: Post, Tools, Zugänge, Bestellungen
• Termine koordinieren, Kalender und Fristen im Blick behalten
• Überblick über alles, was offen ist – und aktiv schließen, nicht nur sammeln

Abrechnung & vorbereitende Buchhaltung

• Zeiterfassung prüfen und abrechnen (Stunden, Projekte, Kunden)
• Rechnungen erstellen und nachhalten (Mahnwesen, wo nötig)
• Belege zuordnen und Unterlagen für die Steuerberatung vorbereiten
• Kleine Auswertungen für die Geschäftsführung (Auslastung, Außenstände)

HR & Onboarding

• Onboarding neuer Mitarbeitender vorbereiten und begleiten (Vertrag, Zugänge, Geräte, erster Tag)
• Werkstudent:innen koordinieren (Aufgaben, Stundenkonten, Nachhalten)
• Offboarding strukturiert begleiten
• Sicherstellen, dass alle arbeitsfähig sind: Zugänge, Geräte, Accounts

IT-Beschaffung für Kunden (operativ)

• Geräte und Lizenzen für Kunden beschaffen – nach Anforderungen aus Projektmanagement und IT-Administration
• Angebote einholen, vergleichen, bestellen und nachhalten
• Abstimmung mit Lieferanten, Lieferungen tracken

Interne Prozesse & Standards

• Interne Abläufe verbessern und dokumentieren
• Templates und Checklisten weiterentwickeln (Onboarding, Beschaffung, Abrechnung)
• Mitdenken: Was fehlt? Was lässt sich automatisieren?

Was du mitbringen solltest

• Mindestens 2 Jahre Erfahrung in Office Management, Assistenz, Operations oder einer ähnlichen Rolle
• Sehr strukturiert und zuverlässig – du hältst Dinge nach, ohne dass jemand dich erinnern muss
• Eigenständig: du treibst Themen voran und wartest nicht auf Ansagen
• Erfahrung mit Zeiterfassung, Rechnungsstellung und vorbereitender Buchhaltung
• Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens C1-Niveau) sowie gute Englischkenntnisse
• Sicher im Umgang mit gängigen Tools (z. B. Notion, Google Workspace oder M365, Buchhaltungs- oder Zeiterfassungstools)

Nice to have

• Erfahrung im IT-Umfeld, bei einem IT-Dienstleister oder in einer Agentur
• Erfahrung mit Lexoffice, sevDesk, DATEV oder vergleichbaren Tools
• Erfahrung mit Automatisierungstools (Make.com, n8n, Zapier)
• Berührungspunkte mit Non-Profit, NGO oder Stiftung

Was wir dir bieten

• Gehalt: 38.000 – 55.000 € brutto/Jahr (je nach Erfahrung, bei Teilzeit anteilig)
• Vollzeit oder Teilzeit (28–40 Stunden) – wir finden ein Modell, das passt
• Arbeit mit Sinn: du unterstützt Organisationen, die gesellschaftlich etwas bewegen
• Schlüsselrolle in einem kleinen, wachsenden Team mit kurzen Wegen – kein Konzern-Overhead
• Hybrid: einladendes Büro (guter Kaffee!) in Berlin-Schöneberg + bis zu 60 % Remote möglich
• Bezahlte Fortbildungen
• Regelmäßig gemeinsam raus – Teamreise in die Berge oder ans Meer
• Weitere Benefits wie Gym-Membership oder Deutschlandticket besprechen wir gerne persönlich

Standort: 10825 Berlin – Innsbrucker Str. 37 (hybrid – Remote-Arbeit möglich) Kontakt: join@leicht.digital

Schick uns deinen Lebenslauf – ein Anschreiben ist kein Muss, aber wir freuen uns, wenn du uns kurz erzählst, warum die Stelle dich anspricht.