Office-Manager:in (m/w/d)

Wir sind das IT-Rückgrat von Vereinen, Stiftungen, Kultureinrichtungen und Schulen in Berlin. Wir bauen verlässliche und sichere IT-Lösungen, damit sich unsere Kund:innen auf das Wesentliche konzentrieren können: ihre Mission.

Damit das klappt, muss bei uns selbst alles laufen. Notebooks müssen da sein, wenn ein Rollout ansteht, Lieferungen müssen ankommen, und das Büro muss funktionieren. Genau dafür suchen wir dich – in Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche in Berlin-Schöneberg, ab sofort.

Deine Rolle

Du hältst unser Büro und unser Lager zusammen. Du weißt, welches Gerät wo liegt, welche Lieferung noch fehlt und was nachbestellt werden muss. Innerhalb unserer Abläufe arbeitest du eigenständig – und vereinfachst sie mit uns, wenn dir im Alltag etwas auffällt. Wer zu uns ins Büro kommt, ob Team oder Kund:in, soll sich gut aufgehoben fühlen.

Was du bei uns machst

Inventar & Lager

• Hardware und Zubehör im Inventarsystem erfassen: Wareneingang, Seriennummern, Lagerort
• Bestände im Blick behalten und nachbestellen, bevor etwas fehlt
• Leihgeräte ausgeben, zurücknehmen und nachhalten
• Regelmäßige Inventur – und ein Lager, in dem man Dinge auf Anhieb findet

Beschaffung, Bestellungen & Lieferungen

• Für unsere Kund:innen Angebote bei Händlern einholen und Preise vergleichen – nach den Vorgaben aus dem IT-Team, übersichtlich aufbereitet als Entscheidungsgrundlage
• Bestellungen bei unseren Händlern auslösen und Bestellbestätigungen erfassen
• Sendungen verfolgen und bei Verzögerungen nachhaken
• Pakete annehmen, auf Vollständigkeit prüfen und dem richtigen Projekt zuordnen
• Retouren und Reklamationen abwickeln

Hand in Hand mit dem IT-Team

• Notebooks, iPhones und iPads für Onboardings und Rollouts bei unseren Kund:innen nach unseren Checklisten einrichten und ausrollen
• Rückläufer annehmen, erfassen, reinigen, nach Vorgabe zurücksetzen und für Wiederverwendung oder sichere Entsorgung vorbereiten
• Das Inventarsystem gepflegt halten, damit jederzeit klar ist, welches Gerät gerade wo und bei wem ist
• Gelegentlich Workshops und Schulungen mit vorbereiten und begleiten: Material, Technik, Teilnehmerlisten, Verpflegung

Vor Ort im Büro

• Ansprechpartner:in am Telefon und vor Ort: Post, Paketboten, Gäst:innen
• Bürobedarf und Getränke im Blick behalten und nachbestellen
• Eingangsrechnungen und Belege sammeln und für die Buchhaltung vorbereiten

Was du mitbringen solltest

• Erste Berufserfahrung, gern im Büro, im Handel, im Lager oder in einem technischen Umfeld – eine kaufmännische Ausbildung ist willkommen, aber kein Muss
• Eine strukturierte, sorgfältige Arbeitsweise: Bei dir stimmen Seriennummer, Lagerort und Lieferschein
• Sicherer Umgang mit digitalen Werkzeugen wie Google Workspace oder Microsoft 365 und Tabellen
• Interesse an IT-Hardware und keine Scheu vor Technik – Geräte einrichten und zurücksetzen bringen wir dir bei, und du merkst schnell, ob ein Netzteil oder ein Dongle fehlt
• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Eine freundliche, verbindliche Art – am Telefon, am Empfang und gegenüber Kund:innen

Du erfüllst nicht jeden Punkt? Bewirb dich trotzdem – uns ist wichtiger, dass du sorgfältig arbeitest und dazulernen willst.

Nice to have

• Erfahrung mit Inventar- oder Warenwirtschaftssystemen
• Erste Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung, z. B. in Lexoffice
• Interesse am Non-Profit- und NGO-Umfeld

Was wir dir bieten

• Gehalt: 34.000 – 40.000 € brutto/Jahr auf Vollzeitbasis, anteilig für deine Stunden
• Teilzeit mit 20 Stunden pro Woche – die Verteilung auf die Woche stimmen wir gemeinsam ab
• Arbeit mit Sinn: Du unterstützt Organisationen, die gesellschaftlich etwas bewegen
• Kleines, wachsendes Team mit kurzen Wegen
• Klare Abläufe, aber Raum für Verbesserungen – Vereinfachen ausdrücklich erwünscht
• Einladendes Büro (guter Kaffee!) in Berlin-Schöneberg – da Lager und Lieferungen hier ankommen, arbeitest du überwiegend vor Ort
• Regelmäßig gemeinsam raus – Teamreise in die Berge oder ans Meer
• Weitere Benefits wie Gym-Membership oder Deutschlandticket besprechen wir gerne persönlich

Standort: 10825 Berlin – Innsbrucker Str. 37

Start: ab sofort

Bewerbung: Bitte ausschließlich über das Bewerbungsformular auf dieser Seite – so geht keine Bewerbung unter. Per E-Mail können wir leider keine annehmen.

Ein Anschreiben ist kein Muss, aber wir freuen uns, wenn du uns kurz erzählst, warum die Stelle dich anspricht. Sag uns gern auch, wie du deine Stunden auf die Woche verteilen möchtest.